Hướng dẫn cách dùng hàm COUNTIF trong Excel chi tiết, dễ hiểu

>>>> XEM NGAY: 15+ thủ thuật Excel “đỉnh cao” dành cho dân văn phòng, kế toán

Hàm COUNTIF trong Excel là hàm để đếm số lượng ô trong một phạm vi hoặc điều kiện cụ thể. Hàm này sẽ giúp người dùng dễ dàng phân tích và lọc dữ liệu với những bảng thống kê, yêu cầu đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện cho sẵn. Bên cạnh đó, hàm COUNTIF còn đem lại những lợi ích to lớn cho người dùng như:

• Tự động đếm dữ liệu theo điều kiện cho sẵn hạn chế sai sót khi tính toán bằng cách thủ công
• Giúp người dùng tối ưu thời gian trong quá trình xử lý dữ liệu
• Hỗ trợ phân tích và đánh giá dữ liệu hiệu quả, phù hợp cho báo cáo và thống kê
• Linh hoạt với nhiều loại dữ liệu như số, văn bản hoặc các biểu thức

Hàm COUNTIF có tính năng đếm số một lần trong điều kiện nhất định và xuất hiện trong một phạm vi cụ thể. Vì thế, bạn nên sử dụng hàm COUNTIF một cách thông minh trong các trường hợp:

• Dùng để đếm số lần xuất hiện của một giá trị cụ thể (Ví dụ: Đếm số lần học sinh điểm dưới 5 trong danh sách)
• Đếm số lần xuất hiện dựa trên bảng dữ liệu văn bản (Ví dụ: Đếm số lần từ “Kết quả” trong một danh sách cụ thể)
• Đếm số lần dữ liệu xuất hiện nhất định trong bảng (Ví dụ: Đếm số 9 xuất hiện trong bảng bao nhiêu lần trong phạm vi nhất định)
• Đếm dữ liệu dựa trên điều kiện số học (Ví dụ: Bạn có thể áp dụng các điều kiện <=5 hoặc <10 để đếm dữ liệu)
• Đếm ngày tháng năm (Ví dụ: Đếm số lượng ngày trong bảng dữ liệu cụ thể)
• Đếm dữ liệu dựa trên điều kiện kết hợp: (Bạn có thể kết hợp hàm COUNTIF với các hàm khác để tính toán và đếm dữ liệu trong cùng một lúc dựa trên điều kiện có sẵn).
• Xác định sự xuất hiện của dạng dữ liệu trong bảng (Ví dụ: Bạn muốn biết trong một danh sách có bao nhiêu email giống nhau).

Nếu muốn biết số lượng các mục hiển thị cụ thể trong một phạm vi nhất định và thỏa mãn các điều kiện theo yêu cầu, hàm COUNTIF chính là công cụ lý tưởng hỗ trợ bạn trong công việc.

Hàm COUNTIF trong Excel được sử dụng nhiều khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn và phân tích dữ liệu theo các điều kiện cụ thể. Hàm sử dụng công thức như sau:

• Công thức “=COUNTIF(range;criteria)”

Trong đó:

• Range: Vùng dữ liệu cần đếm
• Criteria: Điều kiện cần đếm (lưu ý: Criteria phải được đặt trong dấu ngoặc kép và không phân biệt chữ thường, chữ hoa)

Để hiểu rõ hơn cũng như giúp người dùng có thể dễ dàng sử dụng hàm COUNTIF trong công việc và học tập. Dưới đây, Bệnh Viện Laptop ZIN sẽ hướng dẫn bạn cách dùng của hàm COUNTIF chi tiết nhất.

Với cách sử dụng lệnh COUNTIF chính xác tuyệt đối thường dùng có 2 loại dữ liệu đó là: Dữ liệu văn bản và dữ liệu số

Ví dụ: Yêu cầu đếm số lần “Học sinh ở khu vực 1” xuất hiện trong vùng dữ liệu từ D5 đến D14 ta thực hiện như sau:

Bước 1:  Mở bảng Excel – Nhập công thức: “=COUNTIF(D6:D14,1)”

Bước 2: Nhấn Enter – Kết quả trả về là 3 lần xuất hiện

Nếu bảng tính Excel của bạn chứa dữ liệu từ khóa cần tính số lượng, bạn có thể sử dụng một ký tự đại diện để đến số lần xuất hiện trong bảng dữ liệu.

Ví dụ: Đếm số lần xuất hiện của các bạn “học sinh họ Bùi” trong bảng

Bước 1: Mở bảng Excel – Nhập công thức “=COUNTIF(B6:B14,”*Bùi*”)” (Lưu ý: Dấu (*) được sử dụng để thay thế các giá trị đầu và cuối)

Bước 2: Nhấn Enter – Kết quả trả về là 3 lần xuất hiện

Ký tự đại diện, dấu sao (*) hay dấu chấm hỏi (?) được sử dụng dựa vào kết quả mà người dùng muốn trả về.

Để biết số ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng một văn bản: Đếm ô bắt đầu và kết thúc nhất định nào đó mà không cần biết có bao nhiêu ký tự khác trong ô, bạn có thể sử dụng các công thức sau:

• Tính các ô SBD bắt đầu bằng số “5”: =COUNTIF(C6:C14,”5*”) – Kết quả là 2

• Tính các ô SBD kết thúc bằng chữ “C”: =COUNTIF(C6:C14,”*C”) – Kết quả là 3

Để đếm số ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng các ký tự: Bạn sử dụng dấu hỏi (?) tại điều kiện trong công thức  hàm COUNTIF:

• Đếm số ô kết thúc bằng chữ “anh” = COUNTIF (B2: B9, “??anh”)
• Đếm số ô bắt đầu bằng chữ “Miss” = COUNTIF (B2: B9, “Miss ??????”)

Ký tự đại diện (Wildcard) là ký tự được sử dụng nhằm thay thế các ký tự khác trong ô. Ví dụ: Có 3 ký tự wildcard là dấu sao (*), dấu hỏi (?) và dấu ngã (~). Lưu ý, khi sử dụng ký tự đại diện (wildcard) không sử dụng cho dữ liệu dạng số chỉ áp dụng cho dữ liệu dạng Text.

Ví dụ muốn đếm số người mang họ ‘Trần” và số người có tên “Anh” ở bảng sau ta nhập công thức:

• Đếm số người họ Trần công thức “=COUNTIF($B$6:$B$14,$M$6&”*”)
• Đếm số người tên Anh công thức “=COUNTIF($B$2:$B$31,”*”&$I$11)”

Người dùng có thể sử dụng điều kiện trực tiếp hoặc điều kiện tham chiếu trong hàm COUNTIF để so sánh lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) hoặc bằng (=).

• Đối với các điều kiện trực tiếp: Người dùng nên đặt điều kiện trong dấu nháy kép như sau:

Điều kiện	Công thức ví dụ	Giải thích
Lớn hơn	=COUNTIF(B3:B10,”>7″)	Đếm ô có giá trị lớn hơn 7 trong dải ô B3:B10
Bé hơn	=COUNTIF(B3:B10,”<7″)	Đếm ô có giá trị bé hơn 7 trong dải ô B3:B10
Bằng	=COUNTIF(B3:B10,”=7″)	Đếm ô có giá trị bằng 7 trong dải ô B3:B10
Khác	=COUNTIF(B3:B10,”<>7″)	Đếm ô có giá trị khác 7 trong dải ô B3:B10
Bằng hoặc lớn hơn	=COUNTIF(B3:B10,”>=7″)	Đếm ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng 7 trong dải ô B3:B10
Bằng hoặc bé hơn	=COUNTIF(B2:B10,”<=7″)	Đếm ô có giá trị bé hơn hoặc bằng 7 trong dải ô B3:B10

• Đối với điều kiện tham số: Người dùng đặt phép so sánh trong dấu nháy kép, kết hợp cùng ký tự & đặt trước ô tham chiếu. Ví dụ đếm dữ liệu trong dải ô D2:D9 có giá trị lớn hơn giá trị trong ô D3 ta nhập công thức: =COUNTIF(D2:D9,”>”&D3)

Hàm COUNTIF thường được ứng dụng để lọc các dữ liệu trùng lặp trong bảng và chủ yếu áp dụng trong bảng data thông tin khách hàng như: Email, tên, năm sinh trùng lặp trong bảng,…

Ví dụ để tính tần số lặp lại của mỗi dữ liệu trong dải ô A3:A9

Bước 1: Nhập công thức: “=COUNTIF($A$3:$A$9,A3)” (Lưu ý: Dấu “$” dùng để cố định hàng và cột khi thực hiện sao chép công thức)

Bước 2: Nhấn Enter – Kết quả sẽ trả về theo đúng yêu cầu người dùng

Kết hợp hàm COUNTIF trong Excel với các hàm khác sẽ giúp bạn thực hiện những phép tính phức tạp hơn và đáp ứng nhiều nhu cầu tính toán khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về việc kết hợp hàm COUNTIF với các hàm thông dụng khác:

Hàm kết hợp		Công thức	Ý nghĩa
Hàm COUNTIF kết hợp chung với hàm AND hoặc OR	Hàm AND	=AND(COUNTIF(range;criteria);COUNTIF(range;criteria);…) Range: Vùng dữ liệu cần đếm Criteria: Điều kiện cần đếm	Kết hợp với hàm AND hoặc OR để đếm số ô thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc
	Hàm OR	=OR(COUNTIF(range;criteria);COUNTIF(range;criteria);…) Range: Vùng dữ liệu cần đếm Criteria: Điều kiện cần đếm
Hàm COUNTIF kết hợp với hàm LEFT, RIGHT, MID	Hàm LEFT	=COUNTIF(ARRAYFORMULA(LEF(text;[num_chars]) Text: chuỗi văn bạn muốn trả về [num_chars]: Số ký tự trong dữ liệu bên trái muốn trả về.	Đếm số lần xuất hiện ký tự nằm bên trái của chuỗi
	Hàm RIGHT	=COUNTIF(ARRAYFORMULA(RIGHT(text;[num_chars]) Text: chuỗi văn bạn muốn trả về [num_chars]: Số ký tự trong dữ liệu bên trái muốn trả về.	Đếm số lần xuất hiện ký tự nằm bên phải của chuỗi
	Hàm MID	=COUNTIF(ARRAYFORMULA(MID(text; start_num; [num_chars]) Text: Văn bản có chứa ký tự Start_num: Vị trí ký tự thứ nhất mà người dùng muốn trích xuất trong văn bản. Ký tự thứ nhất trong chuỗi văn bản có số bắt đầu là 1. [num_chars]: Số ký tự ở giữa người dùng muốn trả về.	Đếm số lần xuất hiện ký tự nằm ở giữa của chuỗi
Hàm COUNTIF kết hợp chung với hàm INDEX, MATCH		=COUNTIF(A3:A9,INDEX(A13:A16,MATCH(B14,B12:B15,0)))	Đếm số lần xuất hiện của sản phẩm bằng cách tham chiếu dữ liệu bên ngoài dải ô
Hàm COUNTIF kết hợp hàm SUM		=SUM(COUNTIF(range,”Criteria 1″),COUNTIF(range,”Criteria 2″)) Range: Vùng dữ liệu cần đếm Criteria: Điều kiện cần đếm	Tính tổng số lần xuất hiện của giá trị A và giá trị B trong dải ô
Hàm COUNTIF kết hợp chung với hàm VLOOKUP		=COUNTIF(ARRAYFORMULA(VLOOKUP(D2:D9,D2:D9,1,FALSE)),E11) ARRAYFORMULA: hàm dùng để sao chép công thức của hàm VLOOKUP cho các ô còn lại.	Đếm số lần xuất hiện của dữ liệu trong dải ô với điều kiện nhất định

Dưới đây là một số nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi thường gặp khi bạn sử dụng hàm COUNTIF có điều kiện:

Lỗi khi dùng hàm COUNTIF	Nguyên nhân	Cách khắc phục
Lỗi #N/A là lỗi không tìm thấy giá trị cần tìm	Nguyên nhân có thể là do dư dấu chấm phẩy “;” dẫn đến hàm bị dư đối số.	Bỏ dấu chấm phẩy đi
Lỗi #ERROR	Nguyên nhân là do bạn nhập sai công thức hoặc nhập sai cú pháp	Kiểm tra lại cấu trúc và công thức xem thử đúng định dạng hay chưa
Lỗi #NAME?	Nguyên nhân là do bạn nhập sai tên hoặc sai cú pháp dữ liệu trong hàm	Kiểm tra kỹ cú pháp và hàm khi nhập

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp của người dùng khi sử dụng hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF chỉ có thể đếm được một điều kiện duy nhất, nếu bạn muốn đếm nhiều điều kiện bạn có thể dùng hàm COUNTIFS.

Hàm COUNTIF dùng để đếm các ô có điều kiện, còn hàm COUNTA chỉ dùng để đếm những ô trống hoặc những ô chứa bất kỳ dữ liệu nào.