15+ thủ thuật Excel “đỉnh cao” dành cho dân văn phòng, kế toán

Khi bạn dùng thủ thuật Excel để chuyển dữ liệu dòng thành cột, cột thành dòng giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được việc sai sót khi nhập thủ công. Cách chuyển đổi dữ liệu từ dòng thành cột và ngược lại như sau:

Bạn hãy bôi đen toàn bộ dữ liệu tại dòng muốn chuyển đổi, sau đó nhấp chuột phải chọn Copy > Chọn vào ô bất kỳ > Nhấp tiếp chuột phải > Chọn Paste Special > Chọn Transpose, sau đó nhấn OK. Như vậy, bạn đã chuyển thành công dữ liệu từ hàng thành cột.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý không thể chuyển tất cả dữ liệu các dòng thành cột cùng một lúc, bạn cần làm thủ công từng dòng. Nếu muốn chuyển cột thành dòng bạn cũng làm các bước tương tự.

Tự động nhập dữ liệu trong Excel giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, đặc biệt khi làm việc với bảng tính nhiều dữ liệu cần nhập. Để tự động nhập dữ liệu, trước tiên bạn cần nhập thủ công chính xác công thức tại dòng hoặc cột đầu tiên. Sau đó tại góc phải của ô bạn kéo xuống hoặc kéo sang ngang, lúc này dữ liệu trên các ô này sẽ tự động nhảy.

Khi bạn có bảng tính có quá nhiều dữ liệu, bạn muốn tìm ra từ khóa quan trọng hoặc tần suất từ khóa đó xuất hiện trong bảng, bạn có thể sử sử dụng tính năng tìm kiếm (Find). Để tìm kiếm nhanh, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F, lúc này hộp thoại Find and Replace được mở ra.

Tiếp đó, bạn hãy nhập từ khóa cần tìm vào ô Find What > Nhấn Find Next hoặc Find All để tìm kiếm từng kết quả hoặc tất cả kết quả trong bảng tính.

Sắp xếp dữ liệu cũng là một trong những thủ thuật Excel rất quan trọng, giúp bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc. Ví dụ, bạn có bảng dữ liệu gồm các cột như: Mã đơn hàng, tên hàng, số lượng…bạn sẽ tiến hành sắp xếp như sau:

Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ dữ liệu trong bảng hoặc cột dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
Bước 2: Bạn nhấp vào mục Data trên thanh công cụ > Chọn Sort. Tại bước này, nếu bạn muốn sắp xếp cho thẻ dữ liệu nào thì hãy điền vào mục Sort by, Sart on, Order.

Bước 3: Bạn nhấn OK tất cả dữ liệu sẽ được sắp xếp theo mục đích của bạn.

Trước khi thực hiện căn lề trong Excel, bạn hãy kiểm tra xem đơn vị đã được đổi sang Centimeters hay chưa. Nếu chưa đúng đơn vị, bạn vào File > Chọn More > Tiếp tục chọn Option > Chọn Advanced. Tại mục Rule Units bạn chọn Centimeters và nhấn OK.

Để thực hiện căn lề trong Excel, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn chọn mục Page Layout trên thanh công cụ > Vào Margins > Chọn Custom Margins.
Bước 2: Sau đó, bạn tiến hành căn lề theo kích thước mong muốn và nhấn OK.

Việc nhập dữ liệu có chữ số 0 đầu tiên sẽ vô cùng khó khăn nếu bạn không biết thủ thuật Excel này. Ví dụ, bạn nhập số điện thoại 0334 khi ấn enter thì số 0 đầu tiên sẽ biến mất. Do đó để khắc phục vấn đề này, bạn chỉ cần nhập thêm dấu ‘ phía trước số 0. Hoặc bạn có thể dùng cách nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng dữ liệu cần nhập, chọn Format cell > Custom > Viết 8 số 0.

Chắc hẳn trong quá trình làm việc, bạn sẽ cần mở nhiều file excel cùng lúc để có thể so sánh, đối chiếu dữ liệu nhanh chóng. Để mở nhiều file cùng lúc bạn đồng thời nhấn phím Ctrl và chọn những file dữ liệu bạn muốn mở. Sau đó, bạn nhấn Enter, vậy là các file bạn cần mở đều được xuất hiện.

Thông thường để tính tổng ta thường sử dụng hàm SUM. Tuy nhiên chỉ bằng một thủ thuật excel đơn giản bạn có thể tính tổng nhanh chóng mà không cần công thức. Đầu tiên, bạn hãy bôi đen toàn bộ cột hoặc hàng mà bạn muốn tính tổng, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + =, kết quả sẽ hiện ra nhanh chóng.

Khi bạn muốn ẩn cột và hàng để theo dõi thông tin được dễ hơn, tránh nhầm lẫn bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ cột và hàng bạn muốn ẩn > Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên phải. Khi thấy xuất hiện hộp thoại Group bạn chọn Row (theo hàng) hoặc Columns (theo cột).
Bước 2: Sau đó trên bảng tính xuất hiện nhóm hàng cột, bạn nhấn dấu trừ để ẩn dữ liệu hoặc ấn dấu cộng để hiện dữ liệu.

Bạn đang làm việc với trang tính có quá nhiều dữ liệu, khi kéo xuống dưới thì lại không thấy thanh tiêu đề, không biết mình đang điền cột thông tin gì, dẫn đến giảm hiệu suất công việc. Để cố định dòng và cột bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bạn chọn mục View trên thanh công cụ > Chọn  Frezze Top Row để cố định dòng hoặc Frezze First Columns để cố định cột.

Thông thường khi in trang tính Excel sẽ in toàn bộ các dữ liệu có trên file. Tuy nhiên bạn chỉ muốn in 1 vùng bất kỳ không muốn in tất cả, vì vậy hãy theo dõi thủ thuật Excel dưới đây để biết cách thao tác:

Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn in.
Bước 2: Bạn đặt vùng in bằng cách vào Page Layout > Chọn Print Aria > Chọn Set Print Aria.

Bước 3: Bạn tiến hành in vùng đã chọn.

Sử dụng thủ thuật Excel nhập dữ liệu bằng cách viết tắt giúp bạn tiết kiệm được thời gian đánh máy khi phải đánh máy một văn bản dài. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn vào file > Chọn Proofing > Chọn tiếp AutoCorrect Options.
Bước 2: Bạn nhập nội dung muốn thay thế tại ô With. Sau đó tại ô Replace bạn nhập chữ viết tắt tương ứng với nội dung thay thế.

Nhiều khi trên trang tính của bạn xuất hiện nhiều dữ liệu trùng nhau, để loại bỏ những dữ liệu đó bạn làm theo cách dưới đây:

Bước 1: Bạn hãy bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu có nội dung trùng lặp.
Bước 2: Bạn nhấn tổ hợp phím Alt + A + M, hộp thoại Remove Dupliacates xuất hiện.
Bước 3: Sau đó bạn chọn vào cột dữ liệu mà bạn muốn xóa nội dung trùng lặp và nhấn OK là hoàn thành.

Bạn đang có cột dữ liệu toàn chữ thường hoặc chữ in hoa, nếu đổi thủ công từng chữ sẽ rất lâu. Bạn hãy tham khảo thủ thuật Excel dưới đây để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:

– Đổi chữ cái thành chữ thường: Bạn sử dụng hàm =LOWER(…).
– Đổi chữ cái thành chữ in hoa: Bạn sử dụng hàm =UPPER(…).
– Đổi chữ cái đầu tiên trong tên riêng thành chữ in hoa: Bạn sử dụng hàm =PROPER(…).

Chỉ bằng một vài thủ thuật Excel đơn giản bạn đã có thể thêm hàng, thêm cột cực kỳ nhanh chóng. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Để chọn 1 hoặc nhiều hàng/cột bạn sử dụng tổ hợp phím Shift + Space (chọn hàng) hoặc Ctrl + Space để chọn cột.
Bước 2: Sau đó, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift để có thể thêm hàng hoặc cột ngay bên cạnh hàng/cột bạn chọn trước đó.

Bạn đang nhập nội dung trong một ô Excel, tuy nhiên nội dung quá dài nhảy sang cả ô khác, và nếu nhấn enter thì nội dung sẽ nhảy xuống dòng mới nhìn rất khó chịu. Do đó để khắc phục lỗi này, bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Cách đơn giản nhất đó là bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Enter để xuống dòng ngay trong một ô mà nội dung không bị nhảy sang ô khác. Hoặc bạn có thể sử dụng Wrap Text ở mục Home để xuống dòng cho văn bản.

Đối với dân văn phòng và kế toán thì ngoài các thủ thuật Excel bên trên, việc sử dụng các phím tắt sẽ giúp thao tác trở nên nhanh gọn và dễ dàng hơn. Bạn có thể tham khảo các phím tắt dưới đây:

– Ctrl + A: Bôi đen toàn bộ dữ liệu trong bảng tính
– Ctrl + B: Chữ đậm
– Ctrl + I: Chữ nghiêng
– Ctrl + U: Chữ gạch chân
– Ctrl + X: Cắt dữ liệu trong bảng tính
– Ctrl + H: Tìm kiếm và thay thế cụm từ
– Ctrl + O: Mở file Excel đã lưu
– Ctrl + N: Mở file Excel mới
– Shift + F11: Tạo sheet mới trong Excel
– Ctrl + P: Bật hộp thoại đã in ấn
– Ctrl + R: Sao chép tự động từ ô bên trái sang bên phải
– Ctrl + S: Lưu trữ tài liệu
– Ctrl + W: Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4)
– Ctrl + Shift + F: Hiển thị danh sách các phông chữ
– Ctrl + Shift + P: Hiển thị danh sách các cỡ chữ
– Ctrl + Z: Hủy thao tác vừa mới thực hiện trước đó
– Ctrl + Y: Khôi phục thao tác vừa hủy
– Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại trong Format Cells
– Alt + Z: Chuyển chế độ gõ văn bản từ tiếng anh (A) sang tiếng việt (V)
– Ctrl + 9: Ẩn dữ liệu hàng
– Ctrl + shift + 9: Hiển thị các hàng vừa ẩn trước đó
– Ctrl + 0: Ẩn dữ liệu cột
– Ctrl + shift + 0: Hiển thị các cột vừa ẩn trước đó
– Ctrl + (-): Xóa các ô tính, khối ô hàng
– Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô trống mới trong bảng tính
– Ctrl + F4: Đóng nhanh bảng tính Excel
– Alt + F4: Thoát khỏi công cụ Excel
– Alt + tab: Di chuyển giữa hai hoặc nhiều file liên tiếp nhau
– Shift + F2: Tạo ghi chú cho ô tính
– Ctrl + Space: Chèn thêm cột
– Shift + Space: Chèn thêm dòng

Bạn đang đọc bài 15+ thủ thuật Excel “đỉnh cao” dành cho dân văn phòng, kế toán trong chuyên mục Thủ thuật tin học văn phòng của Bệnh viện Laptop Zin.