Hàm HLOOKUP trong Excel: Cách sử dụng và ví dụ cực dễ hiểu

1. Hàm HLOOKUP là gì?

Hàm HLOOKUP được viết tắt từ sự kết hợp của H – Horizontal – Hàng ngang và LOOKUP – Dò tìm.

Hàm HLOOKUP thường được sử dụng trong mục đích dò tìm dữ liệu trong bảng exel, theo hàng ngang và kết quả được trả về hàng dọc.

Ngoài ra, người ta sử dụng hàm này với mục địch tìm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá….dựa trên mã vạch cá nhân hoặc mã sản phẩm.

Công thức sử dụng hàm HLOOKUP như sau:

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup)

Trong đó:

– Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể trực tiếp điền vào
– Table_array: Giới hạn dò tìm
– Row_index_num: Số thứ tự của hàng lấy dữ liệu dò tìm
– Range_lookup: Tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, không điền thì mặc định bằng 0.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE) : dò tìm tương đối

Nếu Range_lookup = 0 (TRUE) : dò tìm chính xác

>>>> ĐỌC THÊM: 15+ thủ thuật Excel “đỉnh cao” dành cho dân văn phòng, kế toán

3. Cách sử dụng hàm HLOOKUP với ví dụ minh họa

Để hiểu rõ về cách hoạt động của hàm HLOOKUP trong các trường hợp sao cho hiểu quả. Các bạn có thể tham khảo các ví dụ dưới đây:

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu (Bảng 2) bao gồm mức điểm trung bình và xếp loại. Yêu cầu trả về kết quả xếp loại cho từng học sinh ở (Bảng 1).

Ta có thể sử dụng hàm HLOOKUP để dò dữ liệu từ bảng 2 và trả kết quả về bảng 1

Tại ô D4 ta nhập = HLOOKUP(C4;$B$11:$F$12;2;1)

Khi đó hàm HLOOKUP sẽ dò tìm giá trị và xếp loại tương ứng.

Ví dụ: Cho một bảng dữ liệu (Bảng 2) cho biết mức phụ cấp cho nhân viên theo từng chức vụ. Bạn cần trả về kết quả phụ cấp cho từng nhân viên tương ứng trong bảng 1.

Tại ô D4 ta nhập = HLOOKUP(C4;$B$11:$F$12;2;0)

Khi đó hàm HLOOKUP sẽ dò giá trị ô C4 trong bảng 2. Khi tìm thấy giá trị đúng, hàm sẽ trả về giá trị tương đương.

Bạn có thể kết hợp hàm HLOOKUP với IF trong Excel trong một số trường hợp. Trong ví dụ này, nếu nhân viên thuộc nhóm 1, 2, 3 và có số ngày làm việc/tháng lớn hơn bằng 20, 25, 27 (ngày) thì “Tốt”. Trong các trường hợp khác, nhân viên được đánh giá là “Không tốt”.

Tại ô E4, ta nhập hàm như sau:

Hàm HLOOKUP sẽ dò tìm giá trị ở ô C4 (nhóm 1) trong bảng 2 và trả về số chỉ tiêu ngày làm việc tương ứng.

hàm IF sẽ so sánh kết quả này và số ngày làm thực tế của nhân viên ở ô D4 . Nếu số ngày làm việc thực tế số ngày làm việc chỉ tiêu thì kết quả trả về “Tốt”, ngược lại thì “Không tốt”.

Tuy thuận tiện cho việc tính toàn là thế, nhưng việc sử dụng hàm HLOOKUP đúng cách đòi hỏi việc tránh gặp phải những lưu ý trên:

– Giá trị tra cứu phải nằm trong hàng đầu tiên: HLOOKUP chỉ tra cứu giá trị trong hàng đầu tiên của bảng.
– Đảm bảo định dạng dữ liệu nhất quán: Kiểm tra xem giá trị tra cứu và bảng dữ liệu có cùng định dạng.
– Sắp xếp dữ liệu nếu dùng range_lookup là TRUE: Nếu bạn để range_lookup là TRUE hoặc không chỉ định, hàng đầu tiên cần phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
– Giới hạn ký tự: HLOOKUP không xử lý tốt các giá trị tra cứu dài hơn 255 ký tự.
– Sử dụng tham chiếu tuyệt đối: Dùng dấu $ để giữ nguyên phạm vi khi sao chép công thức.
– Chỉ định đường dẫn đầy đủ: Khi tham chiếu đến các file hoặc sheet khác, hãy chắc chắn đường dẫn là chính xác.
– Cập nhật chỉ mục hàng sau khi thay đổi cấu trúc bảng: Nếu chèn hoặc xóa hàng, hãy điều chỉnh số chỉ mục hàng trong công thức.
– Kiểm tra khoảng trắng thừa: Khoảng trắng không mong muốn có thể gây lỗi #N/A.

Việc sử dụng hàm HLOOKUP trong Exel mang lại nhiều lợi ích quan trong cho người dùng khi xử lý dữ liệu đồng thời nâng cao chất lượng làm việc của họ. Một số lợi ích có thể kể đến như sau:

Khi kết hợp hàm tìm kiếm với các hàm khác trong Excel, bạn có thể tạo ra các công thức mạnh mẽ và linh hoạt. Ví dụ, kết hợp hàm tìm kiếm với hàm IF cho phép bạn tra cứu dữ liệu dựa trên điều kiện cụ thể. Kết hợp với hàm INDEX và MATCH giúp trả về giá trị chính xác và giảm nguy cơ lỗi.

Ngoài ra, HLOOKUP cũng có thể phối hợp hiệu quả với các hàm như OFFSET, SUM, AVERAGE, và COUNT để xử lý dữ liệu phức tạp hơn.

Các bạn nên biết rằng, đây là hàm tính toán dựa trên công thức đã có sẵn và tự động cập nhật kết quả khi bảng dữ liệu thay đổi.

Đồng thời, khi cấu trúc bảng dữ liệu thay đổi, hàm sẽ tự động trả về kết quả đúng nhất. Điều này giúp đuy trì hiệu quả làm việc .

Hàm cũng làm việc hiệu quả với dữ liệu động, tự điều chỉnh khi bạn thêm hoặc xóa cột trong bảng nguồn. Nhờ vào khả năng tự động này, bạn giảm thiểu lỗi nhập liệu và không phải lo lắng về việc quên cập nhật thông tin, giúp duy trì tính chính xác và nâng cao hiệu quả công việc.

Hàm HLOOKUP trong Excel rất đơn giản và dễ sử dụng, ngay cả với người mới bắt đầu. Bạn chỉ cần nhập giá trị cần tìm, phạm vi dữ liệu và chỉ số hàng để nhận kết quả, không cần kiến thức chuyên sâu về công thức hoặc lập trình.

Giao diện của Excel và cách tích hợp hàm tìm kiếm tạo ra trải nghiệm thân thiện và thuận tiện, giúp bạn dễ dàng nhập chỉ số và nhận kết quả ngay lập tức. Hơn nữa, hàm HLOOKUP có thể linh hoạt xử lý nhiều tình huống, từ tìm kiếm giá trị chính xác đến tìm kiếm xấp xỉ, tùy thuộc vào đối số [range_lookup] bạn chọn.

Để tối ưu hết những lợi ích mà hàm HLOOKUP mang lại cho chúng ta, thì dưới đây là một số lưu ý nhỏ mà các bạn cần lưu ý:

– Hàm HLOOKUP chỉ có thể tra cứu dữ liệu trong hàng đầu tiên của bảng.
– Hàm không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường.
– Nếu bạn để tham số range_lookup ở mặc định (TRUE) hoặc không chỉ định, hàng đầu tiên của bảng cần phải được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z để hàm có thể thực hiện tra cứu chính xác.
>>>> XEM NGAY: Hàm IF trong Excel là gì? Một số cách dùng thông dụng

Cả hai hàm HLOOKUP và VLOOKUP đều dùng để tìm kiếm một giá trị nào đó. Nhưng cách hoạt động của chúng thì khác nhau. Và cái tên của hai hàm đã phân biệt rõ về chúng  “H” là ngang (horizontal) và “V” là dọc (vertical)

Hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm giá trị theo cột bên trái của dữ liệu bạn muốn tra cứu. Ngược lại, hàm HLOOKUP tìm giá trị theo hàng ngang. Nó tìm giá trị trong hàng đầu tiên của bảng và trả về giá trị ở hàng được chỉ định trong cùng một cột.

Ngoài ra việc lựa chọn sử dụng hàm HLOOKUP hay VLOOKUP có lẽ là thắc mắc của nhiều người. Để dễ dàng nhận diện và chọn hàm phù hợp, bạn có thể căn cứ vào đối tượng lookup_value và cấu trúc của vùng bảng Table_Array:

– Nếu lookup_value nằm trong cột đầu tiên của bảng, hãy sử dụng hàm VLOOKUP.
– Nếu lookup_value nằm trong dòng đầu tiên của bảng, hãy sử dụng hàm HLOOKUP.

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Cách tính phần trăm trong Excel chi tiết nhất
• Cách sử dụng hàm DATE trong Excel đơn giản, kết hợp ví dụ