Hàm VLOOKUP trong Excel là gì? Cách sử dụng và ví dụ cụ thể

Hàm VLOOKUP được dùng trong việc dò dữ liệu ở một bảng, hay phạm vi một cột dọc và trả lại dữ liệu theo hàng ngang tương ứng.

Trên thực tế, hàm VLOOKUP rất hữu ích, bạn có thể dùng hàm để tra tên sản phẩm, số lượng, đơn giá,… dựa trên mã vạch,…Hoặc tìm tên, xếp loại nhân viên dựa trên các chỉ tiêu.

Trong Excel, hàm VLOOKUP có công thức như sau:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

• VLOOKUP: tên hàm.
• lookup_value: giá trị để dò cần tìm.
• table_array: bảng chứa giá trị cần dò cần tìm, ở dạng giá trị tuyệt đối, đằng trước có $.
• col_index_num: thứ tự cột chứa giá trị dò cần tìm trên table_array.
• range_lookup: là phạm vi tìm kiếm. TRUE là dò tìm tương đối, tương đương với 1. FALSE là dò tìm tuyệt đối, tương đương với 2. Tham số này bắt buộc phải có.

>>>> THAM KHẢO: Cách tính phần trăm trong Excel chi tiết nhất 2024

Các bước chi tiết sử dụng hàm VLOOKUP như sau:

• Bước 1: Xác định cột cells chứa dữ liệu mới.
• Bước 2: Điền hàm chứa công thức tính và kết quả cells.
• Bước 3: Nhập dữ liệu tìm kiếm thông tin truy xuất dữ liệu.
• Bước 4: Nhập bảng tính mong muốn để được đặt dữ liệu.
• Bước 5: Nhập cột số dữ liệu để Excel trả lại.
• Bước 6: Nhập chính xác range tìm kiếm hoặc giá trị tìm kiếm gần khớp.
• Bước 7: Nhấn “Done” để hoàn thành, sau đó tiếp tục điền cột mới.

Hàm VLOOKUP trong Excel được sử dụng khá nhiều để tra cứu giá trị của bảng và trả lại giá trị tương ứng từ cột khác cùng hàng. Dưới đây là một số cách sử dụng hàm VLOOKUP:

Không chỉ có khả năng sử dụng trên cùng 1 sheet mà VLOOKUP còn có thể thực hiện giữa 2 hoặc nhiều sheet khác nhau.

Ví dụ: Dùng hàm VLOOKUP để tính lương cho nhân viên theo chức vụ.

• Bước 1: Ở sheet 1, nhập công thức: =VLOOKUP(Sheet1!D3)

• Bước 2: Sang sheet 2, nhập công thức: =VLOOKUP(Sheet1!D3,Sheet2!$A$3:$B$7,2)

• Bước 3: Copy VLOOKUP đã nhập ở sheet 2 sang ô E3, sau đó nhấn Enter. Lúc này, ô Lương có kết quả là 5000. So sánh với Bảng Lương ở sheet 2 thì ra kết quả đúng.

• Bước 4: Nháy chuột ở ô E3 kéo chuột xuống ô E8 để ra kết quả tương ứng với chức vụ.

Giả sử bạn có thông tin của nhân viên, mã nhân viên, họ tên và chức vụ. Một bảng có chứa mã nhân viên, địa chỉ, trình độ học thức. Nếu bạn muốn sử dụng hàm VLOOKUP để lấy dữ liệu về quê quán và trình độ học thức thì cách làm như sau:

Tại ô D4, nhập công thức: =VLOOKUP($A4,$A$16:$C$25,2,0), nhấn Enter để điền thông tin địa chỉ cho nhân viên.

Tiếp đó, nhấn vào hộp D4 kéo chuột xuống ô nhân viên cuối cùng để sao chép công thức.

Ở ô E4, nhập công thức: =VLOOKUP($AA,$A$16:$C$25,3,0) để điền thông tin trình độ học thức.

Nhấn Enter và kéo chuột xuống để hoàn thành công thức cho các ô còn lại.

Thông thường, xếp loại học sinh thường xếp theo thứ tự điểm số từ thấp đến cao, từ yếu đến giỏi, nên ở trường hợp này, bạn có thể sử dụng tìm kiếm tương đối.

Bắt đầu từ dòng thứ 6, giá trị cần tìm ở cột C. Phạm vi là $A$18:$B$21, cột thứ 2 chứa giá trị cần tìm.

Ở ô D6, nhập công thức =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,1). Đây là công thức tìm tương đối. Công thức tìm tuyệt đối là thay 1 bằng 0: =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,0), sau đó Enter.

Tại ô D6, nhấp chuột và kéo xuống đến ô cuối cùng để cho ra kết quả còn lại.

Kết quả cuối cùng khi sử dụng hàm VLOOKUP để xếp loại học lực học sinh:

Khi sử dụng hàm VLOOKUP bạn vẫn có thể có vài sai sót xảy ra. Dưới đây là một số lỗi mắc phải và cách sửa lại khi dùng hàm:

Hàm VLOOKUP Excel chỉ có thể tìm giá trị ở cột ngoài cùng phía bên trái Table_array, nếu không sẽ xuất hiện #N/A. Bạn cần sử dụng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH.

Ví dụ: Table_array là A2:C10, hàm VLOOKUP tìm kiếm trong cột A. Bạn phải sửa Table_array thành B2:C10 thì hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm cột B.

Bên cạnh đó, nếu hàm vẫn trả lỗi #N/A thì bạn cân nhắc dùng hàm IFERROR để đổi sang giá trị khác.

Ví dụ: Rau muống không có trong bảng nên VLOOKUP không dò được.

Hãy kiểm tra lại các ô tham chiếu không có khoảng trắng ẩn hoặc thứ tự không in và đảm bảo các ô dữ liệu phải đúng định dạng.

Ô hiển thị lỗi #REF nếu số cột Table_array bé hơn Col_index_num. Hãy kiểm tra lại công thức để chắc chắn rằng số cột Table_array lớn hơn hoặc bằng Col_index_num.

Ví dụ: Col_index_num là 3 nhưng Table_array là B2:C10 chỉ có 2 cột.

Ô hiển thị lỗi #VALUE! nếu Col_index_num nhỏ hơn 1.

Ví dụ: Lỗi #VALUE! xuất hiện là do Col_index_num bằng 0.

Nếu Lookup Value thiếu dấu ngoặc kép, bạn sẽ nhận lỗi #NAME?. Bạn phải sử dụng dấu (“) trong lúc tìm kiếm định dạng văn bản để Excel có thể hiểu công thức.

Ví dụ: Cải xoăn không bỏ vào trong dấu ngoặc kép nên mới xảy ra lỗi #NAME?. Bạn nên sửa Cải xoăn thành “Cải xoăn”.

Để sử dụng thành thạo hàm VLOOKUP trong Excel, bạn phải chú ý một số lưu ý sau:

Lưu ý	Cụ thể
Chỉ hỗ trợ tham chiếu từ trái qua phải	Đây là một trong những mặt hạn chế của Excel. Bạn có thể tổng hợp các công thức để hàm hoạt động từ phải sang trái.
Hoạt động hiệu quả với giá trị riêng biệt	Bước đầu khi dùng hàm VLOOKUP là quan tâm đến giá trị tham chiếu, bởi hàm này thường bỏ qua các dòng khác nếu có giá trị tương đương. Để khắc phục, nên tạo 1 bảng Pivot có giá trị khác, sau đó sử dụng bình thường.
Số thứ tự cột tham chiếu cố định	Thông thường, việc điền thông tin của các cột tham chiếu rất mất thời gian. Do vậy, bạn có thể kết hợp hàm MATCH với VLOOKUP để khắc phục.
Tự mặc định thiết lập “Approximate Match”	Yếu tố tùy chọn luôn là điều kiện kiểm duyệt tham chiếu. Để tránh sự chênh lệch kết quả tham chiếu, hãy thiết lập “Exact Match”.
Tốc độ phản hồi bảng tính chậm lại	Thay lệnh “Paste Special” để tăng hiệu năng của chương trình.

Khi dùng hàm VLOOKUP, cần để ý giá trị cột đầu tiên. Hàm hoạt động chính xác khi đáp ứng được yếu tố này. Kết quả khớp tương đối thì dùng TRUE và dùng FALSE để nhận kết quả khớp tuyệt đối.

Hàm VLOOKUP sử dụng khó khi lượng thông tin tìm kiếm nhỏ. Chính vì vậy, người dùng thường sử dụng hàm như bảng tính tái sử dụng. Một số lưu ý khác cần chú ý khi dùng VLOOKUP:

• Nếu range_lookup bị bỏ qua khiến hàm so sánh không đúng, bạn có thể sử dụng đối sánh chính xác (nếu có).
• Khi bị trùng lặp ở cột tra cứu, hàm VLOOKUP chỉ khớp giá trị đầu.
• Hàm chỉ lấy dữ liệu cột đầu tiên bên phải.
• Hàm không nhận biết được chữ hoa thường.
• Hàm cho phép người dùng sử dụng các ký tự đại diện.

Hãy liên hệ với Bệnh Viện Laptop ZIN qua các cơ sở dưới đây để trải nghiệm dịch vụ sửa chữa laptop Hà Nội chuyên nghiệp:

CS1: 15 ngõ 131 Thái Hà, Q. Đống Đa. Zalo: 0904636556 (8h – 18h30)

• CS2: 71 Nguyễn Phong Sắc, Q. Cầu Giấy. Zalo: 0934546665 (8h – 21h)
• CS3: 83 Dương Lâm, Văn Quán, Q. Hà Đông. Zalo: 0934606420 (8h – 21h)
• CS4: 28 Nguyễn Thanh Bình, Vạn Phúc, Q. Hà Đông. Zalo: 0904524218 (8h – 21h)
• CS8: Số 268 Quang Trung, Q.Hà Đông. Zalo: 0934606420 (8h – 21h)
• CS9: Số 97B Lương Thế Vinh, Q.Nam Từ Liêm. Zalo: 0358625679 (8h – 21h)
• CS10: 320 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên. Zalo: 0869010898 (8h – 21h)

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• 7 cách đánh số thứ tự trong Excel siêu dễ ai cũng làm được
• 15+ thủ thuật Excel “đỉnh cao” dành cho dân văn phòng, kế toán