Hàm DATEDIF trong Excel: Cú pháp, cách sử dụng hiệu quả

Hàm DATEDIF trong Excel được sử dụng để tính toán khoảng cách giữa hai ngày, nhưng nó không được liệt kê trực tiếp trong danh sách hàm của Excel. Để sử dụng hàm này, bạn cần phải nắm rõ cú pháp cơ bản của nó như sau

Trong đó:

• Start_date là ngày bắt đầu tính toán.
• End_date là ngày kết thúc tính toán.
• Unit: Đơn vị tính toán khoảng cách thời gian, ví dụ: “Y” cho năm, “M” cho tháng, “D” cho ngày.

Hàm DATEDIF là một công cụ hữu ích giúp bạn xác định khoảng cách thời gian giữa hai mốc ngày tháng một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là các cách sử dụng hàm DATEDIF để tính toán khác nhau.

Để tính số năm giữa hai ngày, sử dụng hàm DATEDIF với đối số unit là “Y”:

Ví dụ: Nếu bạn muốn tính số năm giữa ngày 01/01/2000 và ngày 01/01/2023, bạn sẽ sử dụng công thức:

Hàm DATEDIF cho phép tính sự chênh lệch giữa các ngày trong tháng bằng hai cách: (1) tính tổng số tháng đầy đủ, và (2) tính số tháng đầy đủ mà không quan tâm đến năm. Hình ảnh dưới đây minh họa cả hai phương pháp này, với ngày bắt đầu là 15 tháng 6 năm 2015 và ngày kết thúc là 15 tháng 9 năm 2021.

DATEDIF luôn làm tròn số tháng xuống con số nguyên gần nhất. Điều này có nghĩa là hàm sẽ làm tròn kết quả xuống, ngay cả khi nó chỉ còn cách rất nhỏ so với tháng kế tiếp.

Hàm DATEDIF không cung cấp trực tiếp đơn vị tính tuần, nhưng do một tuần luôn có 7 ngày, chúng ta có thể tính như sau:

Chia kết quả tính bằng hàm DATEDIF theo ngày cho 7

Công thức tại ô D2 cho chúng ta số tuần giữa hai ngày: từ Ngày bắt đầu đến Ngày kết thúc:

Để tính số tuần tròn (không có phần lẻ), ta có thể sử dụng hàm loại bỏ phần thập phân như hàm TRUNC hoặc hàm INT:

Hàm DATEDIF cho phép tính toán sự chênh lệch giữa các ngày bằng ba phương pháp khác nhau: tổng số ngày, số ngày bỏ qua phần năm, và số ngày bỏ qua cả tháng lẫn năm. Hình ảnh dưới đây minh họa cả ba cách tiếp cận này, với ngày bắt đầu là 15/6/2015 và ngày kết thúc là 15/9/2021.

Cú pháp được sử dụng để tính toán như hình bên dưới:

Lưu ý: Vì ngày tháng trong Excel là những số seri lớn, công thức đầu tiên không cần DATEDIF, có thể được viết đơn giản bằng cách lấy ngày cuối cùng trừ đi ngày bắt đầu:

Bạn có thể sử dụng hàm DATEDIF để tính số giờ, phút và giây giữa hai thời điểm cụ thể:

• Cách tính số giờ: Sử dụng hàm =INT((end_date-start_date)*24)
• Cách tính số phút: Sử dụng hàm =INT((end_date-start_date)*1440)
• Cách tính số giây: Sử dụng hàm =INT((end_date-start_date)*86400)

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Hàm SUBSTITUTE – Công thức và cách sử dụng hiệu quả

Để tính thời gian tổng hợp, bạn có thể kết hợp hàm DATEDIF với các hàm khác như HOUR, MINUTE, SECOND để tính thời gian chi tiết hơn:

Khi sử dụng hàm DATEDIF, bạn có thể gặp phải lỗi như #NUM! khi mà ngày bắt đầu lớn hơn ngày kết thúc. Để khắc phục lỗi này, hãy đảm bảo ngày bắt đầu luôn nhỏ hơn ngày kết thúc hoặc sử dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện trước khi sử dụng hàm DATEDIF.

Ngoài ra, nếu gặp lỗi VALUE!, có khả năng bạn đã nhập sai kiểu dữ liệu mà hàm DATEDIF không thể xử lý. Trong trường hợp này, bạn cần điều chỉnh lại giá trị nhập vào sao cho phù hợp với định dạng ngày tháng năm.

>>>> THAM KHẢO: Cách sử dụng hàm TODAY trong Excel tính thời gian đơn giản

• Excel sẽ không tự động hỗ trợ bạn nhập hàm DATEDIF như với các hàm khác, vì vậy bạn cần phải nhập cú pháp một cách chính xác.
• Nếu ngày bắt đầu (start_date) lớn hơn ngày kết thúc (end_date), DATEDIF sẽ trả về lỗi #NUM!. Điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý các công thức phức tạp mà ngày bắt đầu hoặc kết thúc chưa được xác định rõ, và bạn có thể cần dùng hàm IFERROR để xử lý lỗi.
• Microsoft không khuyến khích sử dụng giá trị MD cho đơn vị unit vì có thể dẫn đến kết quả không chính xác, chẳng hạn như giá trị âm, số 0, hoặc kết quả không phản ánh đúng khoảng cách ngày.