7 cách giảm dung lượng file Excel đơn giản, hiệu quả

Giảm dung lượng file Excel là giải pháp được ứng dụng phổ biến khi số lượng dữ liệu trong file lớn và làm ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng. Trong bài viết dưới đây, Bệnh Viện Laptop ZIN đã tổng hợp 7 cách giảm dung lượng cho file Excel đơn giản và hiệu quả, từ đó tăng tốc độ xử lý file và dữ liệu. Cùng tham khảo nhé!

1. Loại bỏ dữ liệu thừa và không cần thiết

Một trong những lý do chính khiến file Excel trở nên nặng nề là do chứa các dữ liệu không cần thiết. Việc thường xuyên xóa các ô trống, các cột và hàng không sử dụng có thể giúp giảm dung lượng file Excel đáng kể.

• Loại bỏ các ô trống: Excel sẽ vẫn giữ lại thông tin về các ô trống mà bạn không sử dụng. Để giảm dung lượng, bạn có thể xóa các hàng và cột không cần thiết. Điều này giúp Excel không phải lưu trữ dữ liệu không cần thiết, làm giảm dung lượng file.
• Xóa các đối tượng không sử dụng: Bao gồm đồ họa, hình ảnh, hoặc các biểu đồ không còn sử dụng trong file. Những đối tượng này chiếm một phần dung lượng đáng kể, nên việc xóa bỏ chúng sẽ giúp giảm dung lượng một cách nhanh chóng.

2. Sử dụng định dạng đơn giản

Định dạng quá mức (như tô màu, phông chữ đặc biệt, hoặc các kiểu ô phức tạp) có thể làm tăng dung lượng của file. Việc sử dụng các định dạng đơn giản và hạn chế số lượng kiểu dáng sẽ giúp giảm dung lượng file Excel.

• Sử dụng định dạng điều kiện: Thay vì áp dụng định dạng phức tạp cho từng ô, bạn có thể sử dụng định dạng điều kiện (Conditional Formatting) để tự động áp dụng định dạng cho các ô dựa trên các điều kiện cụ thể. Việc này giúp giảm bớt việc sử dụng các định dạng thủ công và tăng tốc độ xử lý.
• Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc: Hạn chế sử dụng quá nhiều màu sắc và phông chữ đặc biệt sẽ giúp file nhỏ gọn hơn. Các màu sắc hoặc kiểu chữ phức tạp có thể khiến file trở nên nặng nề và tốn dung lượng không cần thiết.

3. Sử dụng công cụ nén file Excel 

Sử dụng công cụ nén như WinRAR hoặc 7zip để nén file Excel thành định dạng nén (.zip hoặc .rar) là một cách đơn giản để giảm dung lượng file Excel khi chia sẻ qua email hoặc lưu trữ. Việc nén file Excel sẽ giúp giảm đáng kể dung lượng mà không làm mất đi dữ liệu trong file.

• Sử dụng WinRAR: WinRAR là một công cụ nén file phổ biến và mạnh mẽ. Bạn chỉ cần chọn file Excel muốn nén và sử dụng các tùy chọn nén trong WinRAR để giảm dung lượng file nhanh chóng.
• Công cụ nén trực tuyến: Ngoài các phần mềm, cũng có nhiều công cụ nén trực tuyến giúp bạn giảm dung lượng file Excel chỉ trong vài giây mà không cần cài đặt phần mềm. Những công cụ này rất tiện lợi khi bạn cần nén file nhanh chóng mà không muốn tải xuống phần mềm.

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Cách sử dụng hàm RANDBETWEEN trong Excel chi tiết nhất

4. Chuyển đổi file Excel sang định dạng khác

Một cách khác để giảm dung lượng file Excel là chuyển đổi sang các định dạng khác như CSV hoặc XLSB (định dạng nhị phân). Các định dạng này thường có dung lượng nhỏ hơn so với định dạng Excel tiêu chuẩn (.xlsx).

• Chuyển đổi sang CSV: Nếu bạn không cần giữ lại các công thức hoặc định dạng, bạn có thể lưu file dưới dạng CSV, đây là một cách giảm dung lượng hiệu quả mà không làm mất đi dữ liệu quan trọng. File CSV chỉ lưu trữ dữ liệu dạng văn bản, giúp giảm đáng kể dung lượng.
• Sử dụng định dạng XLSB: XLSB là định dạng nhị phân giúp giảm dung lượng file Excel mà không làm mất dữ liệu. Nếu bạn làm việc với những file có nhiều công thức hoặc bảng tính phức tạp, việc lưu dưới dạng XLSB có thể giúp file nhỏ gọn hơn rất nhiều.

5. Dùng bảng Pivot thay vì công thức

Trong nhiều trường hợp, file Excel của bạn chứa rất nhiều công thức tính toán phức tạp. Việc chuyển sang sử dụng bảng Pivot (Bảng tổng hợp) có thể giảm dung lượng file Excel một cách đáng kể, đồng thời giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách dễ dàng hơn. 

Bảng Pivot giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu mà không cần phải sử dụng quá nhiều công thức tính toán phức tạp như SUM, VLOOKUP, hoặc IF. Khi sử dụng Pivot Table, Excel sẽ chỉ lưu trữ dữ liệu đã được tổng hợp, giúp giảm thiểu dung lượng file mà vẫn đảm bảo tính chính xác của các phép tính.

6. Giảm dung lượng file Excel bằng cách tắt tính năng AutoRecover

Excel có tính năng AutoRecover giúp lưu trữ bản sao lưu tự động trong khi bạn làm việc. Tuy nhiên, việc này có thể làm tăng dung lượng của file, vì Excel sẽ tự động lưu nhiều bản sao của cùng một file trong khi bạn chỉnh sửa. Để giảm dung lượng file Excel, bạn có thể tắt tính năng này nếu không thực sự cần thiết.

• Tắt AutoRecover: Để tắt tính năng AutoRecover, bạn chỉ cần vào phần File > Options > Save và bỏ chọn Save AutoRecover information every X minutes. Việc này sẽ giúp giảm dung lượng file bằng cách loại bỏ các bản sao lưu tự động không cần thiết.
• Hạn chế lưu phiên bản tự động: Nếu bạn không muốn hoàn toàn tắt tính năng này, bạn có thể điều chỉnh số lần lưu phiên bản tự động. Điều này giúp giảm số lượng bản sao lưu và giảm dung lượng của file.

7. Chuyển file Excel sang định dạng khác để tối ưu hóa dung lượng

Như đã đề cập ở phần trước, chuyển file Excel sang các định dạng khác như CSV hoặc XLSB có thể giúp giảm dung lượng file một cách hiệu quả. Tuy nhiên, còn một số định dạng khác cũng có thể giúp bạn tối ưu hóa dung lượng file mà vẫn giữ nguyên dữ liệu quan trọng.

7.1. Chuyển sang định dạng Excel 97-2003 (.xls)

Excel 97-2003 (.xls) là một định dạng cũ hơn nhưng có dung lượng nhỏ hơn so với các định dạng hiện đại như .xlsx. Mặc dù không hỗ trợ tất cả các tính năng mới của Excel (chẳng hạn như biểu đồ mới hoặc các bảng tính động), định dạng .xls vẫn là một lựa chọn hợp lý khi bạn muốn giảm dung lượng file mà không cần giữ lại các tính năng cao cấp.

• Chuyển sang .xls: Bạn có thể dễ dàng chuyển file Excel sang định dạng .xls bằng cách chọn Save As và chọn định dạng Excel 97-2003 Workbook. Điều này sẽ giúp giảm dung lượng file khi không cần sử dụng các tính năng cao cấp của phiên bản mới nhất.
• Giới hạn tính năng: Lưu ý rằng một số tính năng mới của Excel như Power Query hoặc Power Pivot có thể không hoạt động tốt khi lưu dưới dạng .xls. Tuy nhiên, nếu mục đích chính của bạn là giảm dung lượng file Excel, đây là một lựa chọn hữu ích.

7.2. Chuyển đổi sang định dạng CSV

Định dạng CSV (Comma-Separated Values) là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn không cần giữ lại định dạng hoặc công thức trong file Excel. CSV chỉ lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản và số, giúp giảm dung lượng file Excel đáng kể.

• Ưu điểm của CSV: CSV là định dạng văn bản đơn giản, giúp giảm dung lượng đáng kể so với định dạng Excel truyền thống. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể lưu trữ công thức, đồ họa, hay các bảng tính động trong file CSV.
• Chuyển sang CSV: Để lưu file dưới dạng CSV, bạn chỉ cần chọn Save As và chọn định dạng CSV (Comma delimited) (*.csv). Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng khi lưu file dưới định dạng CSV, Excel sẽ cảnh báo bạn rằng các tính năng không được hỗ trợ sẽ bị mất.

Giảm dung lượng file Excel là một bước quan trọng giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm không gian lưu trữ. Bằng cách áp dụng các phương pháp đơn giản như loại bỏ dữ liệu thừa, sử dụng định dạng đơn giản và chuyển đổi định dạng file, bạn có thể dễ dàng giảm dung lượng mà vẫn giữ nguyên tính năng và dữ liệu cần thiết. Đồng thời, sử dụng các công cụ nén hoặc chuyển đổi định dạng cũng là giải pháp nhanh chóng giúp bạn tối ưu hóa file Excel của mình. Nếu còn có gì thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay cho Bệnh Viện Laptop ZIN để được tư vấn. 

Bạn đang đọc bài 7 cách giảm dung lượng file Excel đơn giản, hiệu quả trong chuyên mục Thủ thuật tin học văn phòng của Bệnh viện Laptop Zin.

• Cách dùng hàm mod trong excel để chia lấy phần dư chi tiết
• Hướng dẫn cách sử dụng hàm trim trong excel chi tiết nhất