Pivot Table trong Excel là gì? Cách dùng Pivot Table từ A-Z

Pivot Table trong Excel là công cụ giúp người dùng phân tích và tổ chức dữ liệu một cách dễ dàng. Tính năng này cho phép bạn sắp xếp, tính toán và tóm tắt tổng quan dữ liệu lớn lên đến hàng chục ngàn megabyte dưới dạng số hoặc bảng chỉ cần vài thao tác click chuột đơn giản. Thông qua đó, người dùng có thể xem kết quả, so sánh dữ liệu để tìm ra cá xu hướng quan trọng. Ngoài ra, công cụ Pivot Table còn sở hữu những tính năng vượt trội như:

• Tóm tắt dữ liệu nhanh chóng
• Chế độ hiển thị rõ ràng từ tổng quan đến chi tiết
• Lọc nhóm và sắp xếp thông tin giúp người dùng dễ dàng tập trung vào thông tin cần thiết
• Kết hợp với tính năng Slicer hoặc Pivotchart để tạo bảng điều khiển (Dashboard) linh hoạt giúp người dùng phát hiện ra thông tin quan trọng.

Pivot Table được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực bởi tiện ích đem lại những lợi ích to lớn bao gồm:

• Giúp người dùng tóm tắt và tổng hợp dữ liệu theo nhu cầu
• Tóm tắt hoặc phân tích dữ liệu từ tổng quát đến chi tiết giúp người dùng có thể so sánh và tập trung phân tích dữ liệu
• Dễ dàng chuyển đổi cột và hàng một cách linh hoạt và ngược lại
• Cung cấp các tính năng lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu giúp người dùng có thể dễ dàng tổng hợp
• Kết hợp với tính năng Pivot Chart tạo biểu đồ trên dữ liệu có sẵn giúp trực quan và hữu ích hơn
• Tạo Dashboard (bảng điều khiển) linh hoạt bằng công cụ Slicer và Pivot Chart giúp người dùng phát hiện ra thông tin quan trọng

Tính năng Pivot Table trong Excel giúp bạn phân tích và thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ hiểu. Dưới đây, Bệnh Viện Laptop ZIN sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng chi tiết và hiệu quả.

Tính năng Pivot Table này chỉ có thể thống kê những dữ liệu được đưa vào từ ban đầu. Đồng thời, Pivot Table sẽ không cho phép bạn cập nhật hoặc chỉnh sửa hoặc thêm dữ liệu trong vùng dữ liệu ban đầu.

Bước 1: Mở thẻ Insert trên thanh công cụ – Chọn tính năng Pivot Table 

Bước 2: Hộp thoại sẽ Create PivotTable xuất hiện

Trong đó:

Tại phần “Choose the data that you want to analyze” – Nhấn chọn “Select a table or range”

• Table/Range: Là dữ liệu người dùng muốn thống kê
• Use an external data source: Áp dụng cho các dữ liệu bên ngoài (thường ít được sử dụng vì việc thống kê thường lấy dữ liệu từ bên trong trang tính)

Tại phần “Choose where you want the PivotTable report to be placed” – Nhấn chọn “Existing Worksheet”

• New Worksheet: Pivot Table sẽ xuất hiện ở trang Excel mới.
• Existing Worksheet: Dữ liệu sẽ được xuất ở trang tính đang làm việc.
• Location: Lựa chọn vị trí mà bạn muốn tạo Pivot Table.

Tiếp đó nhấn OK

Bước 3: Nhấn chuột phải vào vùng dữ liệu của bảng Pivot table – Chọn PivotTable Options để đổi giao diện thành kiểu cơ bản.

Bước 4: Hộp thoại Pivot Table Options – Chọn Display – Chọn Classic Pivot Table layout (enables dragging of fields in the grid) –  Chọn OK.

Bước 5: Kéo các dữ liệu thích hợp vào vùng tương ứng (bạn có thể kéo trực tiếp vào Pivot Table hoặc kéo xuống các ô phía dưới).

• Filters: Là bộ lọc
• Columns: Cột dữ liệu
• Rows: Dòng dữ liệu
• Values: Giá trị dữ liệu (chủ yếu là số)

>>>> XEM THÊM: Hướng dẫn cách dùng hàm COUNTIF trong Excel chi tiết, dễ hiểu

Tính năng Filter trong Pivot Excel cho phép người dùng lọc dữ liệu theo giá có liên quan đến giá trị bạn cho vào bộ lọc báo cáo. Dưới đây là quy trình các bước chi tiết:

Bước 1: Kéo ngày tháng năm vào phần Rows (dòng) nhằm thực hiện các thao tác với lệnh Group

Bước 2: Click chuột phải vào ô Ngày – Chọn lệnh Group.

Thao tác dữ liệu với lệnh Group

Bước 3: Grouping –  Chọn theo định theo yêu cầu – Nhấn OK

Trong đó:

• Hours (giờ), minutes (phút), seconds (giây),
• Days (ngày), months (tháng), quarters (quý), years (năm)

Bước 4: Đổi tên của Ngày thành Tháng

Bước 5: Thẻ Tháng sẽ được đổi lên Filters

Bước 6: Chọn dữ liệu Tháng cần lọc theo yêu cầu

Vùng dữ liệu ban đầu sẽ không bị ảnh hưởng nếu bạn thao tác xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng Pivot Table.

Bước 1: Tại vùng dữ liệu bên ngoài của Pivot Table – Nhấn chuột trái – Quét toàn bộ dữ liệu trên bảng Pivot Table. ( Không quét từ những ô bên trong dữ liệu bởi vì bạn chỉ xóa được dữ liệu trong Pivot Table chứ không thể xóa hết toàn bộ dữ liệu trong Pivot Table).

Bước 2: Chọn Delete để xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng Pivot.

Pivot Table trong Excel thường được sử dụng để phân tích và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng.  Tuy nhiên, tính năng này cũng có những ưu nhược điểm cụ thể như sau:

• Tổng hợp và tổ chức dữ liệu lớn nhanh chóng và hiệu quả thông qua nhiều cách khác nhau như đếm, tính tổng, tính trung bình,….
• Pivot Table cho phép bạn tạo báo cáo linh hoạt bằng cách xoay hàng thành cột và ngược lại
• Khi dữ liệu thay đổi, tính năng sẽ tự động cập nhật thông tin hiển thị giúp bạn tiết kiệm thời gian cập nhật dữ liệu.
• Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu nhanh chóng mà không cần sử dụng hàm hoặc các công thức phức tạp

• Gặp khó khăn và xử lý chậm khi gặp các bảng dữ liệu lớn.
• Yêu cầu người dùng phải có kiến thức để khai thác triệt để các tính năng của Pivot Table
• Dữ liệu không đồng đều sẽ gây khó khăn trong việc xử lý thông tin
• Tính năng sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các phép tính phức tạp

Khi sử dụng tính năng Pivot Table trong Excel để phân tích và thống kê dữ liệu, người dùng cần lưu ý những điều sau đây:

• Đảm bảo nguồn dữ liệu chính xác nếu dữ liệu sai sẽ dẫn đến kết quả bị sai
• Xác định mục tiêu để thông hợp thông tin một cách chính xác nhất
• Sử dụng định dạng (số, văn bản, ngày tháng,…) phù hợp để áp dụng công thức tính toán phù hợp
• Sử dụng linh hoạt các bộ lọc để nhận được kết quả đúng nhất
• Ứng dụng tính năng tạo nhóm dữ liệu để tổng hợp thông tin một cách hiệu quả
• Thường xuyên cập nhật dữ liệu để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.