5 Cách bỏ dấu trong Excel đơn giản, dễ thực hiện nhất

Mục lục

Dữ liệu Excel của bạn thường xuyên gặp lỗi vì dấu tiếng Việt, dấu phẩy hay khoảng trắng thừa? Bạn đã thử nhiều cách nhưng vẫn không khắc phục được tình trạng dữ liệu hiển thị sai định dạng? Đừng lo lắng, bài viết này của Bệnh Viện Laptop Zin sẽ hướng dẫn bạn cách bỏ dấu trong Excel, giúp việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn, phù hợp với cả người mới bắt đầu lẫn người dùng có kinh nghiệm!

1. Lợi ích khi biết cách bỏ dấu trong Excel

Việc nắm vững cách bỏ dấu trong Excel mang lại nhiều lợi thế đáng kể cho người dùng khi làm việc với bảng tính. Đây không chỉ là thao tác đơn thuần mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công việc:

Chuẩn hóa dữ liệu: Khi loại bỏ các loại dấu, dữ liệu trở nên đồng nhất, giúp việc sắp xếp, lọc và phân tích chính xác hơn. Đặc biệt khi làm việc với bảng tính lớn, việc chuẩn hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính nhất quán.
Tăng khả năng tương thích: Nhiều phần mềm, hệ thống cơ sở dữ liệu và công cụ phân tích không xử lý tốt các dấu đặc biệt. Việc bỏ dấu phẩy trong số, bỏ dấu tiếng Việt, hay loại bỏ khoảng trắng thừa giúp dữ liệu tương thích tốt hơn khi chuyển đổi giữa các nền tảng.
Tối ưu hóa tính toán số học: Với dữ liệu số, việc loại bỏ dấu phẩy ngăn cách phần nghìn giúp Excel nhận diện chính xác là số thay vì chuỗi văn bản, từ đó thực hiện các phép tính chính xác hơn.
Tạo các mã tham chiếu chuẩn: Từ dữ liệu gốc có dấu, bạn có thể tạo ra các mã ID, mã tham chiếu, URL thân thiện không chứa dấu, khoảng trắng hay ký tự đặc biệt.
Tăng hiệu suất tìm kiếm và lọc: Dữ liệu đã được bỏ dấu (cả dấu tiếng Việt, dấu phẩy, khoảng trắng) giúp các hàm tìm kiếm như LOOKUP, MATCH, FIND hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời người dùng cũng dễ dàng tìm kiếm mà không cần quan tâm đến cách gõ dấu.
Tăng tốc xử lý dữ liệu: Khi loại bỏ các loại dấu và khoảng trắng thừa, file Excel trở nên nhẹ hơn, các công thức chạy nhanh hơn, đặc biệt là với những bảng tính phức tạp và dữ liệu lớn.

2. Cách bỏ dấu tiếng Việt trong Excel

Có nhiều cách hiệu quả để bỏ dấu tiếng Việt trong Excel. Tùy thuộc vào nhu cầu và tình huống cụ thể, bạn có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau:

2.1. Loại bỏ dấu tiếng Việt bằng phần mềm Unikey/EVKEY

Đây là phương pháp phổ biến và dễ tiếp cận nhất để bỏ dấu trong Excel, đặc biệt phù hợp cho người dùng không có nhiều kiến thức về lập trình. Unikey và EVkey không chỉ là công cụ gõ tiếng Việt quen thuộc mà còn có tính năng chuyển đổi mã và bỏ dấu tiếng Việt cực kỳ hữu ích.

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là không cần cài đặt thêm add-in hay viết code phức tạp, chỉ cần vài thao tác đơn giản là bạn có thể chuyển đổi dữ liệu có dấu thành không dấu một cách nhanh chóng. Bạn có thể áp dụng phương pháp này cho cả dữ liệu nhỏ lẻ hoặc một khối dữ liệu lớn.

2.1.1. Hướng dẫn bỏ dấu tiếng Việt bằng Unikey:

Unikey là công cụ gõ tiếng Việt phổ biến nhất hiện nay với tính năng chuyển mã đa dạng. Để sử dụng Unikey bỏ dấu trong Excel, bạn sẽ tận dụng một “mẹo” chuyển đổi qua lại giữa các bảng mã – một cách tiếp cận thông minh mà không cần dùng đến macro hay công thức phức tạp. Hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở Excel, chọn vị trí ô chứa văn bản muốn bỏ dấu. Sau đó, click chuột phải chọn Copy hoặc sử dụng Ctrl + C để sao chép.

Bước 2: Click chuột phải vào Unikey có biểu tượng là chữ V ở góc phải phía bên dưới màn hình và chọn Công cụ. Hoặc, bạn sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + F6.

Bước 3: Tại ô bảng mã, tích vào phần Loại bỏ dấu, sau đó click vào Chuyển Mã và nhấn OK.

Bây giờ, bạn chỉ cần quay lại file Excel và Ctrl+V đè lên vùng dữ liệu cũ. Kết quả sẽ có chữ không dấu và không bị lỗi font. Nếu bị lỗi font, hãy tiến hành Ctrl + Z lại và chọn bảng mã phù hợp.

>>>> XEM NGAY: 8 Cách chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Excel cực dễ

2.1.2. Hướng dẫn bỏ dấu tiếng Việt bằng EVkey:

EVkey là phần mềm gõ tiếng Việt được nhiều người ưa chuộng với giao diện hiện đại và có tích hợp sẵn tính năng bỏ dấu tiếng Việt – một ưu điểm vượt trội so với Unikey. Chức năng này được thiết kế đặc biệt để xử lý văn bản tiếng Việt, giúp bạn bỏ dấu nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột. Thực hiện theo các bước sau để bỏ dấu tiếng Việt trong Excel bằng EVkey:

Bước 1: Mở file Excel và Copy nội dung bạn muốn bỏ dấu.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào biểu tượng EVkey Chuyển mã, sau đó click Loại bỏ dấu > Chuyển mã >OK > Đóng.

Bước 3: Dán nội dung đã Copy. Ta sẽ có được kết quả như sau:

>>>> THAM KHẢO NGAY: Cách sử dụng hàm lọc trùng trong Excel hiệu quả, cực đơn giản

2.2. Loại bỏ dấu tiếng Việt trong Excel bằng các hàm

Nếu bạn đang cần xử lý dữ liệu tiếng Việt trong Excel và muốn loại bỏ dấu để thuận tiện cho việc lọc, tìm kiếm hoặc đồng bộ dữ liệu, thì việc sử dụng hàm là một giải pháp hiệu quả và nhanh chóng. Dưới đây là cách bỏ dấu tiếng Việt trong Excel bằng công thức đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay.

2.2.1 Loại bỏ dấu tiếng Việt bằng hàm tự tạo VBA

VBA (Visual Basic for Applications) là công cụ mạnh mẽ tích hợp sẵn trong Excel, cho phép bạn tạo các hàm tùy chỉnh để bỏ dấu tiếng Việt một cách triệt để và chuyên nghiệp. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả khi bạn cần xử lý khối lượng dữ liệu lớn hoặc thực hiện thao tác bỏ dấu thường xuyên.

Mặc dù đòi hỏi chút kiến thức cơ bản về lập trình, nhưng bù lại, hàm VBA cho phép bạn tùy biến linh hoạt theo nhu cầu cụ thể, như chỉ bỏ một số dấu nhất định, hoặc kết hợp bỏ dấu với các thao tác xử lý văn bản khác. Sau khi tạo hàm một lần, bạn có thể sử dụng lại nhiều lần như một công cụ đắc lực cho công việc hàng ngày.

Sau đây là các bước thực hiện bỏ dấu bằng hàm trong VBA Excel:

Bước 1: Mở file Excel bạn muốn bỏ dấu. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình VBA > Chọn Insert > Module.

Bước 2: Bạn có thể lấy code tại đây. Sau đó copy bộ code và dán vào cửa sổ Module vừa hiện ra bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + V.

Bước 3: Quay lại màn hình chính, click vào menu rồi chọn mục File > Options, ta sẽ thấy hộp thoại Excel Options. Lúc này bạn chọn Trust Center > Trust Center Settings… > OK.

Bước 4: Tại cửa sổ Trust Center, bạn chọn mục Macro Settings, sau đó chọn 2 mục Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run) và Trust access to the VBA project object model.

Bước 5: Nhập công thức =ConvertToUnSign(F7) vào ô G7, ta sẽ thu được kết quả như hình bên dưới:

Khi đã loại bỏ dấu ở ô đầu tiên, bạn có thể áp dụng cho các ô còn lại bằng cách copy công thức như hướng dẫn trên.

2.2.2 Loại bỏ dấu tiếng Việt bằng hàm SUBSTITUTE

Hàm SUBSTITUTE là công cụ đắc lực để bỏ dấu trong Excel, cho phép bạn thay thế có chọn lọc các ký tự có dấu bằng ký tự không dấu tương ứng mà không làm thay đổi cấu trúc dữ liệu gốc trong ô.

Cú pháp hàm SUBSTITUTE: SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Trong đó:

text: Ô hoặc vùng dữ liệu cần thay thế dấu
old_text: Ký tự có dấu cần được thay thế (ví dụ: “á”, “à”, “ả”,…)
new_text: Ký tự không dấu tương ứng (ví dụ: “a”)
instance_num: Tham số không bắt buộc, xác định lần xuất hiện thứ mấy của ký tự cần thay thế. Nếu bỏ qua, Excel sẽ thay thế tất cả các lần xuất hiện.

Để thực hiện thủ thuật bỏ dấu trong Excel bằng hàm SUBSTITUTE, ta có các bước sau:

Bước 1: Giả sử dữ liệu tiếng Việt có dấu nằm trong ô A2, bạn cần thay thế từng ký tự văn bản có dấu bằng ký tự không dấu tương ứng vào ô B2. Vậy, trong ô B2, bạn nhập =SUBSTITUTE(A2;”ă”;”a”)

Bước 2: Nhấn enter, ta sẽ thu được kết quả là Nguyen Thị B. Tức là chữ ễ trong Nguyễn đã được thay bằng chữ e.

Bước 3: Với các dòng tiếp theo, bạn chọn ký tự muốn thay thế và nhập công thức tương tự.

2.2.3 Loại bỏ dấu tiếng Việt trong Excel bằng hàm REPLACE

Hàm REPLACE là một công cụ hiệu quả khác cho việc bỏ dấu trong Excel, đặc biệt khi bạn biết chính xác vị trí của các ký tự cần thay đổi. Khác với SUBSTITUTE tập trung vào nội dung cần thay thế, REPLACE hoạt động dựa trên vị trí và độ dài của chuỗi, giúp bạn kiểm soát chính xác phần văn bản cần xử lý. Hàm này còn có thể kết hợp linh hoạt với các hàm khác như FIND, MID, LEFT để tạo những giải pháp tùy chỉnh cho nhiều tình huống phức tạp.
Cú pháp hàm REPLACE: REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)
Trong đó:

old_text: Ô hoặc vùng dữ liệu chứa văn bản cần thay thế dấu
start_num: Vị trí bắt đầu (tính từ ký tự thứ 1) của chuỗi ký tự cần thay thế
num_chars: Số lượng ký tự cần thay thế tính từ vị trí bắt đầu
new_text: Chuỗi ký tự mới (không dấu) dùng để thay thế

Cách bỏ dấu trong Excel bằng hàm REPLACE bao gồm các bước:

Bước 1: Trong trường hợp ô A2 chứa văn bản tiếng Việt có dấu, bạn cần chuyển đổi từng ký tự có dấu thành ký tự không dấu tương ứng và hiển thị kết quả tại ô B2. Lúc này, bạn sẽ cần nhập công thức =REPLACE(A2;5;1;”e”) vào ô B2.

Bước 2: Nhấn Enter, ta có kết quả là Nguyen Thị B.

Bước 3: Ở những ô tiếp theo, bạn chọn ký tự muốn thay thế và nhập công thức tương tự.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 7 Cách viết hoa chữ cái đầu trong Excel đơn giản, chi tiết nhất

3. Cách bỏ dấu phẩy trong file Excel

Dấu phẩy trong Excel thường xuất hiện khi định dạng số theo chuẩn quốc tế hoặc khi nhập dữ liệu văn bản. Dưới đây là các phương pháp để xóa dấu phẩy trong Excel hiệu quả. Mỗi cách đều phù hợp với từng mục đích xử lý dữ liệu, giúp bạn làm bảng tính Excel một cách chính xác và tiết kiệm thời gian.

3.1. Loại bỏ dấu phẩy với dạng dữ liệu số

Đối với dữ liệu số có dấu phẩy ngăn cách phần nghìn (ví dụ: 1,000,000), bạn có thể sử dụng tính năng Format Cells. Hướng dẫn từng bước như sau:

Bước 1: Chọn các ô chứa số cần xóa dấu phẩy

Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn “Format Cells” (hoặc nhấn Ctrl + 1)

Bước 3: Trong tab “Number”, chọn “Number” hoặc “Custom”

Bước 4: Trong mục “Decimal places”, chọn số chữ số thập phân mong muốn

Bước 5: Bỏ chọn tùy chọn “Use 1000 Separator (,)” nếu có

Bước 6: Nhấn OK để áp dụng

3.2. Loại bỏ dấu phẩy với dạng dữ liệu văn bản

Để loại bỏ dấu phẩy với dữ liệu văn bản trong Excel, hãy sử dụng tính năng Find and Replace bằng cách nhấn Ctrl + H và thay thế dấu phẩy bằng ô trống.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

Bước 2: Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

Bước 3: Trong ô “Find what”, nhập dấu phẩy (,)

Bước 4: Để trống ô “Replace with”

Bước 5: Nhấn “Replace All”

4. Cách bỏ dấu cách thừa trong Excel

Dấu cách thừa trong Excel thường xuất hiện khi sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn hoặc nhập liệu không nhất quán. Chúng gây ra lỗi khi tìm kiếm, lọc dữ liệu và làm sai lệch kết quả của các hàm như VLOOKUP. Dưới đây là các cách hiệu quả để xử lý vấn đề này:

4.1. Loại bỏ dấu cách thừa trong Excel bằng hàm TRIM

Hàm TRIM loại bỏ tất cả khoảng trắng không cần thiết trong văn bản, chỉ để lại một dấu cách giữa các từ và xóa dấu cách ở đầu và cuối chuỗi.

Cú pháp và cách sử dụng: =TRIM(text)

Trong đó:

“text” là ô chứa văn bản cần xử lý hoặc chuỗi văn bản trực tiếp.

Sau đây là các bước xóa bỏ dấu cách thừa trong Excel bằng hàm TRIM:

Bước 1: Mở file Excel có dữ liệu cần loại bỏ dấu cách và tạo một cột phụ.

Bước 2: Nhập hàm =TRIM(ô cần xóa khoảng trắng) vào cột phụ, sau đó nhấn Enter.

Bước 3: Nhấn giữ chuột vào dấu vuông nhỏ ở góc bên phải của ô vừa nhập, sau đó kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô bên dưới.

Bước 4: Sao chép nội dung của cột phụ.

Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa nội dung cần loại bỏ dấu cách.

Bước 6: Nhấn chuột phải và chọn mục “Value” ở phần “Paste Options”. Hoặc sử dụng tổ hợp phím Shift + F10 và nhấn V.

Ta có kết quả như sau:

Dùng hàm TRIM giúp bạn dễ dàng loại bỏ khoảng trắng thừa từ dữ liệu trong Excel của mình, đồng thời đảm bảo tính đồng nhất cho các dữ liệu chữ.

4.2. Loại bỏ dấu cách thừa trong Excel bằng công cụ Find & Replace

Công cụ Find & Replace là giải pháp đơn giản nhất và hiệu quả nhất để loại bỏ dấu cách thừa trong Excel, không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và có thể áp dụng nhanh chóng cho cả vùng dữ liệu lớn. Với công cụ có sẵn này, bạn có thể xóa toàn bộ hoặc thay thế có chọn lọc các dấu cách trong bảng tính chỉ với vài thao tác đơn giản.

Cách thực hiện loại bỏ dấu cách thừa bằng Find & Replace bao gồm các bước:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xử lý

Bước 2: Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

Bước 3: Trong ô “Find what”, nhấn phím Space (dấu cách)

Bước 4: Để trống ô “Replace with”

Bước 5: Nhấn “Replace All” để xóa tất cả khoảng trắng

4.3. Loại bỏ dấu cách thừa trong Excel bằng hàm SUBSTITUTE

Khi bạn cần một giải pháp linh hoạt hơn và muốn giữ nguyên dữ liệu gốc, việc sử dụng công thức hàm là lựa chọn tối ưu. Hàm SUBSTITUTE đặc biệt hiệu quả trong việc xóa khoảng trắng vì cho phép bạn thay thế có chọn lọc, giúp xử lý chính xác từng trường hợp cụ thể

Để xóa dấu cách thừa bằng hàm SUBSTITUTE, bạn có thể thực hiện bằng cách sau:

Bước 1: Mở file Excel có nội dung cần xóa dấu cách và tạo một cột phụ.

Bước 2: Nhập hàm =SUBSTITUTE(ô cần xóa;” “; “”) vào cột phụ và Enter. VD: =SUBSTITUTE(A2,” “,””)

Bước 3: Nhấn giữ ô vuông ở dưới góc phải của ô vừa nhập, sau đó kéo xuống để áp dụng cho các ô còn lại.

Bước 4: Sao chép nội dung của cột phụ.

Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa nội dung cần xóa dấu cách.

Bước 6: Nhấn chuột phải và chọn mục “Value” ở phần “Paste Options”. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F10 và sau đó nhấn V để hoàn tất quy trình.

>>>> XEM NGAY: 4 Cách chuyển số thành chữ trong Excel tự động cực nhanh

5. Cách bỏ dấu trong Excel bằng Google Sheet

Nếu bạn gặp khó khăn khi xử lý dữ liệu trong Excel, Google Sheets có thể là một giải pháp thay thế hiệu quả:

Sử dụng ArrayFormula:

Bước 1: Xuất dữ liệu từ Excel sang Google Sheets
Bước 2: Tạo một cột mới cho dữ liệu đã xử lý
Bước 3: Sử dụng công thức ArrayFormula kết hợp với REGEXREPLACE:

=ArrayFormula(Regexreplace(Regexreplace(Regexreplace(Regexreplace(Regexreplace(Regexreplace(Regexreplace(A1;'[áàạảãăắằặẳẵâấầậẩẫ]’;’a’);’đ’;’d’);'[éèẹẻẽêếềệểễ]’;’e’);'[íìịỉĩ]’;’i’);'[óòọỏõôốồộổỗơớờợởỡ]’;’o’);'[úùụủũưứừựửữ]’;’u’);'[ýỳỵỷỹ]’;’y’))

Bước 4: Nhấn Enter, dữ liệu sẽ được loại bỏ dấu như sau. Sau khi xử lý xong, bạn có thể xuất dữ liệu trở lại Excel

Lưu ý: Ký tự A1 trong công thức là tổng các ô cần bỏ dấu, nếu bạn muốn loại bỏ dấu nhiều ô hơn, hãy điều chỉnh sao cho phù hợp.

6. Các lưu ý và mẹo khi bỏ dấu trong Excel

6.1. Sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện

Luôn tạo bản sao của tập tin Excel hoặc sao chép dữ liệu sang một bảng tính mới trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào. Điều này giúp bạn có thể khôi phục dữ liệu gốc nếu có lỗi xảy ra.

6.2. Xử lý các trường hợp đặc biệt

Dữ liệu có định dạng đặc biệt: Khi xử lý dữ liệu có định dạng đặc biệt như ngày tháng hoặc số, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ cách Excel xử lý các định dạng này sau khi bỏ dấu.
Dữ liệu có công thức: Nếu dữ liệu gốc chứa công thức, việc thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả. Hãy xem xét sao chép và dán giá trị trước khi xử lý.

6.3. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Lỗi #NAME?: Xuất hiện khi sử dụng hàm không tồn tại. Đảm bảo bạn đã tạo đúng hàm VBA hoặc sử dụng đúng tên hàm có sẵn.
Dữ liệu không thay đổi: Đảm bảo bạn đã chọn đúng vùng dữ liệu và áp dụng đúng phương pháp.
Mất định dạng: Sau khi bỏ dấu, định dạng có thể bị mất. Hãy áp dụng lại định dạng sau khi xử lý.

Việc bỏ dấu trong Excel là một kỹ năng quan trọng khi xử lý dữ liệu tiếng Việt. Trong bài viết này, Bệnh viện Laptop Zin đã hướng dẫn bạn 5 cách hiệu quả để bỏ dấu tiếng Việt, bỏ dấu phẩy, xóa dấu cách và khoảng trắng thừa trong Excel. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể và mức độ phức tạp của dữ liệu, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất.

Bạn đang đọc bài 5 Cách bỏ dấu trong Excel đơn giản, dễ thực hiện nhất trong chuyên mục Thủ thuật tin học văn phòng của Bệnh viện Laptop Zin.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: