Cách dùng Data Validation trong Excel tạo list nhập dữ liệu

• Hạn chế giá trị nhập vào để chỉ cho phép người dùng nhập ngày tháng trong một khoảng thời gian cụ thể, hoặc chỉ cho phép ngày tháng trước hoặc sau một ngày nhất định.
• Giới hạn giá trị nhập để chỉ chấp nhận chuỗi ký tự có độ dài nhất định, hoặc các chuỗi chứa hoặc không chứa một ký tự hoặc từ cụ thể.
• Định dạng dữ liệu theo các kiểu như tiền tệ, phần trăm, ngày tháng, thời gian, hoặc bất kỳ kiểu nào mà bạn mong muốn.
• Cung cấp thông báo lỗi khi có sự cố xảy ra, nhằm hướng dẫn người dùng cách nhập dữ liệu chính xác hoặc cảnh báo họ về các sai sót trong quá trình nhập liệu.

>>>> XEM NGAY: Hàm LEN trong Excel: Cú pháp và cách sử dụng

• Any Value: Không áp dụng điều kiện.
• Whole Number: Số nguyên.
• Decimal: Số thập phân (có dấu phẩy).
• List: Danh sách.
• Date: Ngày tháng.
• Time: Thời gian.
• Text Length: Độ dài của chuỗi.
• Custom: Tùy chỉnh theo yêu cầu

• between: giá trị nằm ở giữa khoảng nhỏ nhất và lớn nhất 
• not between: giá trị nằm ở ngoài khoảng nhỏ nhất và lớn nhất 
• equal to: bằng 1 số nào đó nhập vào.
• not equal to: không bằng số nhập vào.
• greater than: lớn hơn số nhập vào.
• less than: nhỏ hơn số nhập vào.
• greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng số nhập vào.
• less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng số nhập vào.

• Title: Nhập tiêu đề sẽ hiện lên khi chọn vào ô được định dạng Data Validation.
• Input Messeges: Nhập nội dung sẽ hiện lên khi được định dạng Data Validation 

• Style: chọn icon sẽ hiện lên khi báo lỗi
• Title: Đặt tên cho lỗi, cảnh báo này.
• Error message: Nội dung lỗi.

Bước 1: Chọn ô đã được định dạng Data Validation và nhấn chọn thẻ Data.

Bước 2: Ở mục Data Tools, nhấn chọn Data Validation.

• Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản Excel cũ hơn Excel 2007, bạn sẽ không tìm thấy tính năng data validation, vì nó chỉ được giới thiệu bắt đầu từ phiên bản này.
• Trong trường hợp bạn đang làm việc với một bảng tính được bảo vệ, bạn sẽ không thể điều chỉnh các cài đặt của data validation cho các ô hoặc dải ô trong bảng tính đó.
• Nếu bảng tính bạn đang sử dụng là một bảng tính chia sẻ, bạn cũng sẽ không có khả năng thêm, xóa hay thay đổi các quy tắc liên quan đến data validation cho các ô hoặc phạm vi ô.
• Cuối cùng, nếu bảng tính có chứa những công thức phức tạp hoặc các hàm đặc biệt, có thể xảy ra xung đột với data validation, dẫn đến việc tính năng này không hoạt động như mong muốn hoặc không nhất quán.

• Trước tiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn 2007, hãy cân nhắc nâng cấp lên phiên bản mới hơn để tận dụng tính năng data validation. Bạn có thể tải bản Excel mới nhất từ trang web chính thức của Microsoft.
• Nếu bảng tính của bạn đang bị bảo vệ, hãy mở khóa trước khi sử dụng data validation. Bạn cần nhấn vào nút Unprotect Sheet trên thanh công cụ và nhập mật khẩu. Nếu bạn không biết mật khẩu, hãy liên hệ với người tạo bảng tính để được hỗ trợ.
• Nếu bảng tính được chia sẻ, bạn sẽ phải ngừng chia sẻ trước khi có thể sử dụng data validation. Nhấn vào nút Share Workbook trên thanh công cụ, sau đó bỏ chọn ô Allow changes by more than one user at the same time trong hộp thoại Share Workbook. Lưu ý rằng khi ngừng chia sẻ, bạn sẽ không thể cùng lúc làm việc với người khác trên bảng tính đó.
• Cuối cùng, nếu bảng tính chứa các công thức phức tạp hoặc hàm đặc biệt, hãy kiểm tra xem có sự xung đột nào với data validation hay không. Sử dụng chức năng Trace Error để xác định nguồn gốc lỗi hoặc Evaluate Formula để theo dõi quá trình tính toán. Nếu phát hiện xung đột, bạn cần điều chỉnh lại các công thức hoặc hàm đó để không làm ảnh hưởng đến data validation.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 

• Hướng dẫn cách sử dụng hàm trim trong excel chi tiết nhất
• Cách sử dụng hàm MAX trong Excel đơn giản, chi tiết nhất