Cách dùng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel đơn giản

Hàm  COUNT là hàm đếm số lượng cơ bản nhất trong Excel.

Công thức  đếm số lần xuất hiện trong Excel: =COUNT(Range)

Trong đó:

• Range: là dãy giá trị mà bạn muốn đếm

Ví dụ minh họa về hàm COUNT được sử dụng trong Excel:

• Để đếm ô có giá trị số trong cột B và D, bạn sử dụng công thức:=COUNT(B2:B7, D2:D7)
• B2:B7 là cột B
• D2:D7 là cột D

Việc dùng hàm COUNT đếm dữ liệu cũng chính là một trong những cách lọc dữ liệu trùng nhau đơn giản và phổ biến trong Excel.

Hàm COUNT và hàm IF có thể được kết hợp để đếm số lần xuất hiện trong Excel của một giá trị cụ thể trong một phạm vi ô. Hàm COUNT sẽ đếm số ô có chứa dữ liệu còn hàm IF sẽ kiểm tra xem dữ liệu đó có bằng với một giá trị cụ thể hay không.

Công thức đếm số lần xuất hiện trong Excel của hàm COUNT và IF để đếm số lần xuất hiện của một giá trị cụ thể trong một phạm vi ô là: =COUNT(IF(điều kiện, phạm vi, 0))

Trong đó:

• Điều kiện là điều kiện cần kiểm tra.
• Phạm vi là phạm vi ô cần đếm.
• 0 là giá trị trả về nếu điều kiện là FALSE.

Ví dụ minh hoạ: Bạn đang muốn đếm số ngày phép còn lại với điều kiện giá trị 6 xuất hiện trong cột đó, bạn có công thức sau =COUNT(IF(D4=6, D12, 0))

Công thức này sẽ đếm số ô trong cột D có chứa giá trị 6.

Để đếm tần số xuất hiện của một giá trị duy nhất trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF, một trong những hàm đếm số lượng trong Excel. Đây là cách dễ dàng và hiệu quả để đếm số lần một giá trị cụ thể xuất hiện trong một phạm vi ô.

Cấu trúc hàm COUNTIF cơ bản:

Trong đó:

• range: Vùng chứa các ô muốn đếm dữ liệu;
• criteria: điều kiện dữ liệu được đếm.

Ví dụ, để đếm số lần xuất hiện giá “65.000”, bạn nhập hàm: =COUNTIF(B2:B9,65000) và ấn Enter để nhận kết quả như hình. Bạn có thể sử dụng công thức hàm COUNTIF để đếm chữ, số, thời gian (ngày/tháng/năm).

Hàm COUNTIF sẽ chỉ đếm toàn bộ giá trị của một ô, chứ không đếm theo từ hoặc số trong ô. Trong ví dụ, nếu bạn dùng hàm để đếm số lần xuất hiện của “giao”, kết quả sẽ trả về là 0.

Ngoài ra, bạn có thể thêm <> vào điều kiện dữ liệu được đếm để đếm tất cả số lần xuất hiện của kết quả khác, trừ kết quả được chọn. Ví dụ, để đếm số sản phẩm không phải Dưa hấu bạn nhập công thức như sau: =COUNTIF(B2:B9,”<>Dưa hấu”).

Hàm COUNTIF  không chỉ dùng để đếm các giá trị cụ thể mà còn có thể đếm các ô thỏa mãn các điều kiện như lớn hơn, nhỏ hơn, bằng hoặc khác một giá trị nào đó.

• Đếm số sản phẩm có giá thấp hơn 50.000 VND: =COUNTIF(B2:B9,”<50,000″)
• Đếm số sản phẩm có giá lớn hơn hoặc bằng 50.000 VNĐ: =COUNTIF(B2:B9,”>=50,000″)

Để đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel bằng hàm COUNTIF, bạn có thể sử dụng cú pháp cơ bản của hàm COUNTIF kết hợp với điều kiện là ký tự hoặc chuỗi ký tự mà bạn muốn đếm.

Bạn có thể kết hợp hàm COUNTIF với hàm để đếm tổng số lần xuất hiện của trạng thái “Đã giao” và “Đang giao” bằng cách đếm ký tự “Đ” ngoài cùng bên trái của chữ như sau:

Nhập hàm: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(LEFT($D$2:$D$9;1));”Đ”)

Trong đó, $D$2:$D$9 là dải dữ liệu được cố định bằng cách bôi đen D2:D9 và nhấn F4.

Khi kết hợp hàm COUNTIF với hàm RIGHT, bạn có thể đếm số lần xuất hiện trạng thái “Hủy” bằng cách đếm ký tự “Y” ở ngoài cùng bên phải của chữ như sau:

Nhập hàm: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(RIGHT(D2:D9;1));”Y”)

Khi kết hợp hàm COUNTIF với hàm MID, bạn có thể đếm dữ liệu bằng cách đếm ký tự ở giữa của chữ: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(MID(B2:B9;2;1));”Ư”)

Công thức này sẽ giúp bạn đếm số lần xuất hiện của sản phẩm “Bưởi”.

Để đếm số lần xuất hiện của nhiều giá trị khác nhau trong Excel bằng cách sử dụng hàm COUNTIF, bạn có thể kết hợp nhiều hàm COUNTIF lại với nhau. hãy kết hợp hàm COUNTIF với hàm SUM.

• Ví dụ, số lần xuất hiện của sản phẩm “Táo” và “Chuối”, bạn nhập hàm:

Nếu bạn muốn kiểm tra đồng thời số lần xuất hiện của 2 dữ liệu có thỏa mãn 2 điều kiện khác nhau hay không, hãy kết hợp hàm COUNTIF với hàm AND.

Ví dụ, để kiểm tra xem số lần trạng thái “Đang giao” có lớn hơn 1 và số lần xuất hiện sản phẩm “Táo” có lớn hơn 2 không, bạn nhập hàm:

Nếu đúng sẽ hiện “TRUE”, ngược lại là “FALSE”.

Để kiểm tra xem số lần trạng thái “Đang giao” có lớn hơn 5 hoặc số lần xuất hiện sản phẩm “Táo” có lớn hơn 3 không, bạn nhập công thức:

Nếu đúng sẽ hiện “TRUE”, ngược lại là “FALSE”.

Ngoài các cách sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel như trên, Bệnh Viện Laptop ZIN sẽ hướng dẫn bạn cách kết hợp hàm SUM và IF đếm tần suất xuất hiện của nhiều văn bản hay giá trị số.

Cách thực hiện như sau: Đầu tiên bạn kiểm tra giá trị trong một số ô, sau đó nếu kết quả kiểm tra là True bạn tiếp tục sử dụng hàm SUM để tính tổng các giá trị đã qua được phần kiểm tra trước đó.

Để đếm tần số xuất hiện của nhiều giá trị bằng PivotTable trong Excel, bạn có thể làm theo quy trình chi tiết dưới đây. Đây là cách thức giúp bạn thống kê tần suất xuất hiện của các mục trong một cột dữ liệu hoặc nhiều cột dữ liệu khác nhau một cách nhanh chóng và trực quan.

Bước 1: Việc đầu tiên cần làm đó là bạn nhập dữ liệu vào bảng tính Excel.

Bước 2: Tiếp theo bạn chọn từ ô A2:C8 => Chọn Chèn => Chọn PivotTable.

Bước 3: Hộp thoại PivotTable xuất hiện, bạn chọn bảng hoặc phạm vi => Chọn trang tính mới => OK. Khi này, PivotTable trống sẽ được tạo trong một trang tính mới.

Bước 4: Trong cửa sổ trường PivotTable, bạn làm như sau:

• Kéo thể thao đến khu vực hàng .
• Kéo quý đến khu vực cột .
• Kéo bán hàng đến khu vực giá trị .
• Lặp lại bước kéo bán hàng đến khu vực giá trị : Khi này T-tên trường Hiển thị sẽ là SumofSales2 trong cả pivottable và vùng giá trị.
• Trong khu vực giá trị, bạn click chọn thả xuống bên cạnh SumofSales2 => Chọn thiết đặt trường giá trị
• Tại hộp thoại thiết đặt trường giá trị bạn thực hiện các thao tác sau:
• Trong phần tổng giá trị tóm tắt , chọn đếm.
• Trong trường tên tùy chỉnh , hãy sửa đổi tên thành số đếm.

Bước 5: Cuối cùng chọn OK. Khi này, PivotTable sẽ hiển thị số lượng bản ghi cho Golf và tennis ở quý 3 và quý 4, cùng với các số liệu doanh số.

7. Lỗi thường gặp khi dùng hàm đếm số lần lặp lại trong Excel

Trong quá trình sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện, người dùng có thể gặp một số lỗi khiến kết quả không chính xác.

• Phân biệt chữ hoa và chữ thường: Một số công thức sẽ chỉ đếm chính xác khi ký tự khớp hoàn toàn với dữ liệu. Nếu cần bỏ qua sự khác biệt giữa chữ hoa và chữ thường, bạn nên kết hợp thêm các hàm như LOWER hoặc UPPER.
• Lỗi khi đếm ký tự tiếng Việt có dấu: Khi làm việc với tiếng Việt, các ký tự có dấu như “ă”, “ư”, “ô” có thể gây nhầm lẫn nếu nhập không đúng ký tự. Vì vậy, ký tự cần đếm phải trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu trong ô.
• Lỗi khi đếm ký tự đặc biệt: Các ký tự như dấu chấm than (!), dấu ngoặc (), dấu chấm (.) cần được đặt trong dấu nháy kép khi viết công thức. Nếu không, Excel có thể không nhận diện đúng ký tự cần đếm.

8. Lưu ý khi dùng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel

Để sử dụng hàm đếm hiệu quả và tránh sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu, bạn nên chú ý một số điểm sau:

• Hàm có thể đếm dữ liệu trong nhiều vùng khác nhau, bao gồm cả vùng liền kề và không liền kề.
• Nếu sử dụng nhiều vùng dữ liệu trong cùng một công thức, các vùng này nên có cùng số hàng và số cột để tránh lỗi.
• Khi tiêu chí đếm là ô trống, Excel thường xử lý giá trị đó như 0, vì vậy cần kiểm tra dữ liệu trước khi áp dụng công thức.

9. Câu hỏi thường gặp về hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel (FAQs)

Trong quá trình sử dụng Excel, nhiều người dùng thường cần đếm số lần xuất hiện của một giá trị hoặc ký tự để kiểm tra dữ liệu, thống kê hoặc phân tích thông tin. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến khi sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel.

Có thể đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong nhiều cột không?

Có. Bạn có thể đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong nhiều cột hoặc nhiều vùng dữ liệu bằng cách mở rộng phạm vi trong công thức. Ví dụ, thay vì chỉ đếm trong một cột, bạn có thể chọn cả vùng dữ liệu như A1:C100 để Excel kiểm tra và thống kê số lần lặp lại.

Làm sao để đếm số lần xuất hiện của một từ trong một ô?

Nếu muốn đếm số lần một từ hoặc chuỗi ký tự xuất hiện trong một ô, bạn có thể kết hợp các hàm như LEN và SUBSTITUTE. Phương pháp này giúp xác định số lần từ khóa xuất hiện trong nội dung văn bản dài.

Cách này thường được dùng khi phân tích dữ liệu văn bản, kiểm tra mật độ từ khóa hoặc thống kê số lần xuất hiện của một ký tự cụ thể.

Hàm đếm số lần xuất hiện có phân biệt chữ hoa và chữ thường không?

Thông thường, các hàm đếm phổ biến như COUNTIF sẽ không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Điều này có nghĩa là Excel sẽ xem “Excel”, “EXCEL” và “excel” là cùng một giá trị khi thực hiện đếm. Nếu bạn cần phân biệt chữ hoa và chữ thường, có thể kết hợp thêm các hàm khác như EXACT để kiểm tra chính xác giá trị cần đếm.

Có thể đếm số lần xuất hiện của ký tự đặc biệt trong Excel không?

Có. Excel cho phép bạn đếm số lần xuất hiện của ký tự đặc biệt như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm than (!) hoặc các ký tự khác. Khi viết công thức, bạn chỉ cần đặt ký tự cần đếm trong dấu nháy kép để Excel nhận diện đúng.

• CS1: 15 ngõ 131 Thái Hà, Q. Đống Đa. Zalo: 0904636556 (8h – 18h30)
• CS2: 71 Nguyễn Phong Sắc, Q. Cầu Giấy. Zalo: 0934546665 (8h – 21h)
• CS3: 83 Dương Lâm, Văn Quán, Q. Hà Đông. Zalo: 0934606420 (8h – 21h)
• CS4: 28 Nguyễn Thanh Bình, Vạn Phúc, Q. Hà Đông. Zalo: 0904524218 (8h – 21h)
• CS8: Số 268 Quang Trung, Q.Hà Đông. Zalo: 0934606420 (8h – 21h)
• CS9: Số 97B Lương Thế Vinh, Q.Nam Từ Liêm. Zalo: 0358625679 (8h – 21h)
• CS10: 320 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên. Zalo: 0869010898 (8h – 21h)

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Cách dùng hàm PRODUCT trong Excel cực dễ kèm ví dụ cụ thể
• Cách sử dụng hàm lọc trùng trong Excel hiệu quả, cực đơn giản